Interesariusze – od widm do strategicznych partnerów

Projekty nie dzieją się w próżni. Za każdym wykresem Gantta, tablicą Kanban czy wykresem spalania stoi grupa ludzi, którzy mogą pozytywnie wpłynąć na lub zrujnować twoją inicjatywę. Project Management Body of Knowledge Guide (PMBOK® Guide) nazywa ich interesariuszami, a skuteczne zarządzanie nimi, a właściwie angażowanie ich, odróżnia bałagan projektowy od udanej i wartościowej realizacji.

Przyjrzyjmy się podejściu proponowanemu przez standardy Project Management Institute (PMI®) do angażowania interesariuszy na przykładach.

Kim są interesariusze? Definicja

Zgodnie z PMBOK®, interesariusz to:

„ osoba, grupa lub organizacja, która może wpływać na projekt, być dotknięta przez projekt, lub uważać się za dotkniętą jego decyzjami, działaniami lub wynikami ”.

Innymi słowy: każdy, kto może (uważa, że może) coś zyskać lub stracić – niezależnie, czy się tego spodziewa. To mogą być sponsor, project manager, członkowie zespołu, szefowie działów, IT, dostawcy, klienci, konsultanci, regulatorzy, a także często pomijane działy jak HR, finanse, prawny.

W przypadku wdrożenia systemu CRM interesariuszami mogą być:

• Sponsor,
• Project Manager,
• Dział sprzedaży (główni użytkownicy),
• IT (wsparcie i bezpieczeństwo danych),
• Dyrektor finansowy (finansowanie, ROI),
• Marketing (integracja z kampaniami),
• Klienci (poprawa doświadczenia obsługi).

Krok pierwszy: Identyfikacja – Rejestr interesariuszy

Rejestr interesariuszy to podstawowe narzędzie organizujące wiedzę o interesariuszach, w którym znajdziesz następujące informacje:

• Nazwisko, rola, dział,
• Poziom wpływu i zainteresowania,
• Preferencje komunikacyjne,
• Poziomy zaangażowania (obecny i pożądany).

Przykładowy rejestr interesariuszy dla projektu usprawnienia procesu płatności:

Rejestr powinien być aktualizowany. Role się zmieniają, pojawiają się nowe osoby. To dokument żyjący razem z projektem.

Krok drugi: Analiza – Narzędzia i techniki

Identyfikacja to dopiero początek. Musisz wiedzieć, jak ludzie się zachowują, czego oczekują i czy wspierają, czy sabotują projekt.

Poniżej kilka narzędzi:

Macierz Wpływu/Zainteresowania

Jedno z najczęściej wykorzystywanych narzędzi, które pozycjonuje interesariuszy w czterech ćwiartkach. Pomaga zdecydować, kogo angażować, a kogo tylko informować.

Przykładowa Macierz Wpływu/Zainteresowania dla projektu CRM:

Kostka interesariuszy

Uwzględnia dodatkowo postawę i poziom zaangażowania. Niezbędna przy dużej liczbie interesariuszy o różnym nastawieniu.

Model istotności (ang. Salience)

Ocenia wpływ, legalność roszczeń i pilność. Kluczowi gracze muszą być traktowani priorytetowo.

1. Uśpiony
2. Uznaniowy
3. Wymagający
4. Dominujący
5. Niebezpieczny
6. Zależny
7. Definitywny
8. Nie interesariusz

Krok trzeci: Zaangażowanie – Komunikuj i buduj relacje

PMBOK® kładzie nacisk na aktywne zaangażowanie. Nie wystarczy wysyłać raporty — trzeba budować relacje.

Główne narzędzia:

Macierz Oceny Zaangażowania

Porównuje poziom aktualny i docelowy. Pomaga opracować plan, jak np. zmienić neutralnych w wspierających.

PMI proponuje pięć poziomów zaangażowania:

• Nieświadomy (ang. anaware)– nie zna projektu,
• Oporny (ang. resistant) – zna, ale się sprzeciwia,
• Neutralny (ang. neutral) – zna, ale bez zdania,
• Wspierający (ang. supportive) – wspiera projekt,
• Wiodący (ang. leading) – aktywnie go promuje.

Przykładowa Macierz Oceny Zaangażowania dla projektu usprawnienia procesu płatności:

Plan Zarządzania Komunikacją

W skrócie Plan Komunikacji – dostosowuje treści, kanały i częstotliwość przekazu. CFO chce dane finansowe, sprzedaż – korzyści użytkowe, IT – szczegóły techniczne.

Przykładowy Plan Komunikacji dla projektu usprawnienia procesu płatności:

Krok czwarty: Monitoruj i reaguj

Interesariusze i warunki zmieniają się. Nowy dyrektor, awaria, zmiana priorytetów – wszystko to wymaga elastyczności. Monitoruj zaangażowanie, pytaj o opinie, dostosowuj działania.

Nie tylko planuj tylko zarządzaj relacjami

Interesariusze to nie problem do zarządzania, tylko kapitał projektu. Im wcześniej i lepiej ich zaangażujesz, tym większe masz szanse na sukces. Przejdź od zarządzania projektem do zarządzania wpływem.

Przygotuj się do certyfikacji CAPM®

Jeżeli jesteś początkującym kierownikiem projektu lub chcesz podnieść swoje kwalifikacje dołącz do naszego najbliższego kursu PMI® Authorized Certified Associate in Project Management (CAPM)® Exam Prep Course..

Przygotuj się do certyfikacji PMP®

Jeżeli masz już większe doświadczenie w zarządzaniu projektami zapisz się na najbliższy kurs PMI® Authorized PMP® Exam Prep Course i otrzymaj warsztat Agile w praktyce gratis.

Przeprowadź udaną transformację

Zapraszamy na studia Transition Manager Academy oparte na PMI Talent Triangle®! To wyjątkowa okazja, aby nauczyć się, jak efektywnie prowadzić złożone projekty i programy, jednocześnie przechodząc przez osobistą transformację. Dołącz do nas i zyskaj umiejętności, które wyniosą Twoją karierę na wyższy poziom!