Nie trać czasu na kontrolę – zaufaj!

Podczas kolejnego spotkania z cyklu #livezliderką rozmawialiśmy na temat zaufania. Po krótkim wprowadzeniu, podczas którego Małgorzata Kusyk przedstawiła definicję oraz przybliżyła trzy wymiary zaufania transakcyjnego, a Barbara Mróz rozprawiła się z mitami, warunkami i korzyściami, podzieliliśmy się na trzy zespoły, w których wzieliśmy pod lupę trzy prawdziwe historie starając się wspólnie znaleźć przyczyny opisanych problemów, aby następnie zaproponować rozwiązania. Nagranie z pierwszej części znajdziecie w materiałach dodatkowych, a podsumowanie pracy zespołów poniżej.

Historia 1: Niedotrzymywanie zobowiązań

Obejmujesz rolę lidera w nowym zespole, w którym jeden z jego członków nie dostarcza raportu w terminie, czyli na koniec każdego miesiąca. Często też ociąga się z jego przygotowaniem nawet po kilku twoich ponagleniach.

Zastanówcie się:

1. Jakie mogą być potencjalne przyczyny? Dlaczego?
2. Jakie proponujesz rozwiązania?

Nie wywiązywanie się z obowiązków przez jednego członka zespołu powoduję zahamowanie pracy reszty. Powinniśmy starać się nie dopuszczać do takich sytuacji, ponieważ cierpi na tym cały zespół. Czasem poprzez brak jednej informacji, zespół ma związane ręce i nie może ruszyć dalej z wykonywaniem pracy. Unikanie konfrontacji w takim momencie jest nonsensowne. Nie powinno się uciekać od odpowiedzialności, ale zmierzyć się z nią i wziąć odpowiedzialność za swoje błędy. W omawianej sytuacji pojawił się problem braku raportów na czas. Pomimo uświadomienia roli raportu w dalszym ciągu go brakowało. Firma na tym cierpiała, gdyż dzięki niemu mogła dowiedzieć się, które usługi cieszą się zainteresowaniem, a które nie. Jednak pracownik nie był na tyle odważny, aby wyjaśnić przyczynę braku raportu, dlatego zaczęły pojawiać się wymówki. Pomimo wielu rozmów z pracodawcą, zatrudniony nie zmienił swojego postępowania. W rezultacie zrezygnował ze stanowiska.

Ta sytuacja pozwala uświadomić nam, że z powodu braku komunikacji między ludźmi, braku odwagi i niejasnych komunikatów rodzą się ogromne niejasności wpływające na cały zespół. Regularne spotkania, podczas których wyjaśniamy cele i priorytety w firmie, zacieśniamy relacje między pracownikami oraz szczere rozmowy i lojalność wobec firmy to sprawy pierwszorzędne dla udanego biznesu i udanej współpracy.

Historia 2: Plotkowanie, mówienie za plecami osoby/osób, których sprawa dotyczy.

Od kilku miesięcy jesteś liderem nowego zespołu. Wcześniej znałeś poszczególne osoby, ale nigdy nie pracowaliście nad realizacją wspólnych celów. Marek, który należy do zespołu, informuje Cię, że klient zwrócił mu uwagę, że Marysia z waszego zespołu dzieli się szczegółami waszej pracy – skarży się na błędy jakie popełniacie i żali się jak beznadziejnie pracuje się w tym nowym zespole. Przypomina Ci się też sytuacja, z pierwszego miesiąca waszego działania, kiedy zaprzyjaźniona osoba była świadkiem jak Marysia za twoimi plecami krytykowała wydarzenie, które wspólnie zorganizowaliście.

Zastanówcie się:

1. Co poszło nie tak? O czym zapomniałaś/eś?
2. Jakie proponujesz rozwiązanie?

W wielu firmach problem obmawiania drugiego pracownika za jego plecami jest powszechnie znany. Jak walczyć z tym zjawiskiem?

Przyczyną takiego zachowania może być brak uzgodnionych zasad współpracy, brak kodeksu wartości, brak integracji zespołu oraz brak zdefiniowanych zachowań, które wspieramy. Aby zwalczyć ten niechciany syndrom zespół powinien wypracować zasady, zdefiniować wartości, starać się wzmocnić relację pomiędzy członkami. W tym przypadku najlepszym wyjściem byłoby odniesienie się do zaufania komunikacyjnego, czyli mówienia prawdy oraz do zaufania kontraktowego bazującego na jasnym zdefiniowaniu zasad współpracy.

Jeśli któryś z pracowników zauważy błąd to powinien mówić o tym wprost. Szczerość, otwartość i lojalność wobec zespołu to istotne wartości wspierające pracę zespołową. Rozmowa jest najlepszym rozwiązaniem każdego problemu. Niewynoszenie problemów poza firmę ma pozytywny wpływ na współpracę, gdyż wszystkie problemy rozwiązywane są na bieżąco.

Zamiast chwalenia zastosujmy docenianie. Nauczenie pracowników udzielania i przyjmowania informacji zwrotnej będzie szalenie ważne.  Nauczmy się praktykować komunikat „Ja”.

Na przykład zamiast „Jesteś świetny/a” to „Lubię z Tobą pracować, ponieważ dajesz mi dużo autonomii”. Konkretna informacja zostaje lepiej zapamiętana, przez co członkowie zespołu zaczynają zwracać większą uwagę na swoje potrzeby i zachowania i pragną je dostosować.

Historia 3: Nieprzyznawanie się do błędów

Jesteś liderem zespołu projektowego, którego członkowie są z różnych działów firmy. Realizacja projektu się przedłuża i dochodzą nowe koszty związane z pojawiającymi się błędami. Sporo czasu zabiera ich naprawa szczególnie, że są odkrywane przypadkiem, często późno i wpływają negatywnie na realizację projektu. Do tego sponsor projektu chce wiedzieć dokładnie, kto przyczynił się do opóźnień. Członkowie projektu, którzy rzetelnie pracują, również chcą rozliczenia nieprawidłowości.

Zastanówcie się:

1. Z czego może wynikać ukrywanie błędów?
2. Jakie proponujesz rozwiązania?

System monitorowania pracy w tej sytuacji byłby najlepszym rozwiązaniem. Zespół miałby motywację, aby osiągnąć cel w odpowiednim czasie, a błędy zostałyby szybciej wykryte, co wpłynęłoby pozytywnie na efekt końcowy pracy. Strach przed przyznaniem się do błędu powoduje niekiedy paraliż, który nie pozwala nam przyznać się do winy. Czujemy stres i zakłopotanie, a nawet wstyd, dlatego nie warto wzbudzać tak negatywnych emocji w pracowniku, tylko zaproponować szczerość i grę w otwarte karty. Niekaranie za popełniony błąd usprawni pracę, a także spowoduje większą pewność siebie i bezpieczeństwo psychiczne pracownika.

Ważnym aspektem jest także przypisanie zadania, za które będzie odpowiedzialna dana osoba w zespole. Poprzez chaos w rozporządzaniu zadaniami, niektórzy pracownicy mogą być zdezorientowani, co należy do ich obowiązków, a co nie. Aby uniknąć takich sytuacji należy otwarcie komunikować się z zespołem, a także przypisać  obowiązki do odpowiedniej osoby, tak aby praca była równomiernie rozłożona.

Organizacja pracy jest kolejnym bardzo ważnym punktem. Dzięki niej możemy ustalić terminy, podzielić się obowiązkami oraz odpowiednio rozłożyć czas realizacji, by zdążyć na czas z wykonaniem projektu.

Komunikacja w zespole powinna być na wysokim poziomie. Pozwoli uniknąć niedomówień, przez które łatwiej popełnić błąd. Okresowe spotkania będą idealnym rozwiązaniem tej sytuacji, ponieważ regularny wgląd w pracę innych pozwala na korektę błędów, dodanie ważnych informacji oraz orientację ile pozostało do zrobienia, aby sfinalizować projekt.

Uzgodnienie priorytetów projektu sprawi, że to co najistotniejsze zostanie robione jako pierwsze, a następnie po wykonaniu najważniejszych zadań będziemy mogli przejść do szczegółów projektu.

Materiały dodatkowe