The Spirit of Project Management

Alana Harphama miałam przyjemność poznać osobiście, na kilka miesięcy przed jego śmiercią. Ekspert zarządzania projektami, współautor książki „The Spirit of Project Management” wygłosił prezentację podczas seminarium PMI Poland Chapter Gdańsk Branch wieczorem 17 stycznia 2013 roku.

Pierwszą część sesji stanowiło krótkie wprowadzenie do Swirl Best Management Practice portfolio inc. PRINCE2. Druga część poświęcona była książce, którą napisał wspólnie z Judi Neal: „The Spirit of Project Management”. W przerwie skorzystałam z okazji i zadałam Alanowi kilka pytań na temat Polski, Polaków, zarządzania projektami i jego książki – nagranie tego wywiadu można znaleźć w materiałach dodatkowych.

Książka

Ponieważ historia Alana zrobiła na mnie wrażenie, postanowiłam przeczytać książkę i podzielić się swoimi przemyśleniami. Pierwsza część publikacji pomaga zrozumieć duchowość i wyjaśnia jej wartość w projektach. Druga natomiast integruje te idee z naszym codziennym życiem projektowym. Zawiera więc rozdziały poświęcone duchowości z perspektywy jednostki, zespołu projektowego, organizacji projektowej, a nawet zarządzania projektami w ramach zrównoważonego świata.

Zapytałam też Alana, dlaczego napisał „The Spirit of Project Management”. Odpowiedział, że książka połączyła jego dwa życia – bycie liberalnym chrześcijaninem, zbyt liberalnym dla niektórych ludzi, jak sam siebie opisuje, i bycie w zarządzaniu projektami. Połączyła ona jego dwie pasje w jedną.

Zapytałam go również, dlaczego powinniśmy ją przeczytać:

„Ponieważ duchowość w pracy (ang. Spirituality in Work = SiW) przynosi nowe pomysły. Książka pozwala ludziom spojrzeć na to, jak duchowość może pomóc w projektach i zarządzaniu projektami. Naprawdę wierzę, że jednym z wielkich tematów, który nadchodzi, i za który ludzie będą płacić, jest duchowość, nie tylko w zarządzaniu projektami, ale ogólnie w pracy i biznesie. To temat, którego czas właśnie nadszedł, dopiero się zaczyna i to jest fantastyczne”.

Zgadzam się i naprawdę doceniam, że miałam okazję poznać Alana osobiście. Zawsze wiedziałam, że bycie dobrym liderem projektu wykracza poza dobrą znajomość narzędzi i technik zarządzania projektami (planowanie i wdrażanie) oraz, że kompetencje inteligencji emocjonalnej są ważniejsze niż intelektualne. Ale tylko „nieliczni liderzy są świadomi pojawiających się badań i zastosowań inteligencji duchowej, szczególnie w rozwijającej się dyscyplinie zarządzania złożonymi projektami” i dzięki Alanowi i jego książce staję się jednym z nich.

Jak rozumieć duchowość w biznesie?

Duchowość jest najczęściej definiowana jako połączenie, które nadaje sens i cel. Zarówno kierownicy projektów, jak i zespoły chcą pracować nad projektami, które mają znaczenie. Szukają tego uczucia, które pochodzi z tworzenia czegoś znacznie większego i wspanialszego od nich samych i z korzyścią dla innych.

Teraz rozumiem sukces English Camps – programu charytatywnego prowadzonego przez Project Management Institute Oddział Gdańsk od 2004 roku. Dwa razy w roku grupa ludzi, którzy wierzą, że razem możemy zmienić świat, poświęca swój wolny czas, pracując głównie w weekendy i noce przez 4-5 miesięcy lub nawet dłużej, aby zmienić na lepsze życie młodych ludzi. Odnosimy sukcesy, ponieważ udaje nam się stworzyć ducha jedności. Chociaż każdy z nas jest z innej bajki, łączy nas wspólny cel, który ma znaczenie zarówno dla dzieci, jak i dla naszego rozwoju.

„Duchowość to także jakość bycia uduchowionym, rozpoznawania niematerialnej, afirmującej życie siły w sobie i wszystkich istotach ludzkich. Jest to stan intymnej relacji z wewnętrzną jaźnią wyższych wartości i moralności. Jest to uznanie prawdy o wewnętrznej naturze ludzi”.

Duchowość w miejscu pracy ≠ religia w miejscu pracy

Duchowość w zarządzaniu projektami nie ma nic wspólnego z promowaniem konkretnej religii lub promowaniem religii w bardziej ogólny sposób.

„Duch projektu” jest definiowany jako zbiorowe postawy, emocje, normy i zachowania, które charakteryzują członków zespołu projektowego.

Większość kierowników projektów zdaje sobie sprawę ze znaczenia umiejętności miękkich. Inteligencja emocjonalna jest postrzegana jako kluczowy atrybut dobrego lidera. To niezbędna cecha każdego kto bierze odpowiedzialność za budowanie skutecznych zespołów projektowych. Inteligencja duchowa idzie w parze z inteligencją emocjonalną. Według Stevena Coveya, inteligencja duchowa jest centralną i najbardziej fundamentalną ze wszystkich inteligencji, ponieważ staje się źródłem i wskazówką dla pozostałych.

Przywództwo – brakujące ogniwo

Przywództwo w projektach, programach i portfelach jest niewystarczające, ponieważ organizacje zmagają się z wdrażaniem metod Agile, realizacją dużych projektów, zarządzaniem dostawcami i tworzeniem większej wartości za pośrednictwem biur zarządzania projektami (PMO). Przywództwo jest jednym z kluczowych tematów w wielu z 10 najważniejszych trendów w zarządzaniu projektami w 2013 roku, które zostały zidentyfikowane przez globalny panel kierowników wyższego szczebla i ekspertów ESI International. Po ponad 10 latach niewiele się zmieniło i wciąż cierpimy na deficyt przywództwa.

Inteligencja duchowa

Cindy Wigglesworth opisuje inteligencję duchową jako

„zdolność do zachowywania się ze współczuciem i mądrością (miłością) przy jednoczesnym zachowaniu wewnętrznego i zewnętrznego spokoju niezależnie od okoliczności.”

Co więcej, świat staje się coraz bardziej świadomy potrzeby dużych, wysoce zintegrowanych i zmieniających świat projektów społecznych. W biznesie rośnie świadomość znaczenia świadomości społecznej i odpowiedzialności korporacyjnej. Aby sprostać tym trudnym wymaganiom, liderzy będą musieli rozwinąć w sobie i swoich zespołach większą inteligencję duchową.

„Będą potrzebować globalnego sposobu myślenia, takiego, który przekracza wszystkie kultury i rozumie różne kultury i ich pochodzenie, takiego, którego różne wiary i tradycje duchowe uczą od lat”. ~ Neal 2006

Duchowe wartości

Istnieje wiele wartości duchowych (cnót) wspomnianych w książce, natomiast chciałabym zwrócić uwagę na kilka, szczególnie przydatnych w zespołach projektowych:

1. Szacunek dla różnorodności
   Wszyscy wiemy, że grupy heterogeniczne przewyższają grupy homogeniczne. Zespoły projektowe wymagają różnorodności myślenia i rozwiązań problemów.
2. Wolność
   Autorzy książki podobnie jak ja, marzą o świecie bez granic, zarówno fizycznych, jak i mentalnych.
3. Uważne słuchanie
   Według badań Posnera, umiejętności komunikacyjne – słuchanie, przekonywanie, są numerem jeden na liście umiejętności potrzebnych do bycia skutecznym kierownikiem projektu. Przez uważne słuchanie (ang. deep listening) autorzy rozumieją umiejętność słyszenia poza słowami i mimiką – zaufaj swojej intuicji i miej otwarte serce! Aby być skutecznym, musisz chcieć podzielić się z innymi tym, co myślisz, że wyczuwasz podczas uważnego słuchania. Nie zawsze możesz mieć rację w swojej intuicji, ale sam fakt, że próbujesz słuchać na głębszym poziomie, zrobi różnicę dla osoby, z którą wchodzisz w interakcję. Jest to przykład duchowej łączności.
4. Kreatywność
   Kreatywność jest jedną z najważniejszych cech przywódczych. Kreatywni liderzy są bardziej przygotowani do porzucania status quo. Dzisiejsi liderzy w celu poprawy wyników muszą stymulować kreatywne myślenie i uwalniać twórczy potencjał w sobie i w swoich zespołach. Autorzy książki podkreślają znaczenie postawy otwartości i ciekawości, która jest niezbędna dla kreatywności. Kiedy prowadzę sesje zarządzania ryzykiem, zawsze staram się zachęcać ludzi do identyfikowania pozytywnego i negatywnego ryzyka, ponieważ oba mają znaczenie i muszą być zarządzane proaktywnie.
5. Wiarygodność
   Chartered Management Institute w Wielkiej Brytanii (Miller 2011) stwierdził, że cechą, której pracownicy najbardziej poszukują u swoich menedżerów, jest autentyczność. Autentyczność buduje zaufanie.
   Prawdziwe zaufanie = uczciwość x kompetencje
   Uczciwość to kolejna z kluczowych cech lidera. Kierownik projektu to osoba godna zaufania. Dotrzymywanie obietnic jest niezbędne, a jeśli nie możesz ich dotrzymać, nie składaj ich!

   „Stawanie się bardziej godnym zaufania wymaga najpierw stawania się bardziej ufnym”.

6. Zaangażowanie w coś większego od siebie
   Wszyscy chcemy pracować nad projektami, które zmieniają świat na lepsze. Odpowiedzialnością Project Managera jest wydobycie z zespołu tego, co najlepsze, stworzenie środowiska, w którym każdy wnosi coś wartościowego bazując na swoich talentach.
   Jestem przekonana, że duchowość można osiągnąć i warto ją wzmacniać. W swojej ponad 20 letniej karierze doświadczałam zarówno „uduchowionych”, jak i „przygnębionych” zespołów. W związku z tym wiem, jak inspirująca i podnosząca na duchu może być praca w tych pierwszych, a także rozumiem niszczący wpływ (poczucie własnej wartości i poczucie, że jesteśmy doceniani przez innych) pracy w tych drugich.
   Badania pokazują (Lamont 2002), że firmy „uduchowione” mają niższą absencję i niższą rotację pracowników. Dotyczy to również projektów.

Dlaczego duchowość w zarządzaniu projektami?

Poniżej znajdziesz odpowiedzi Alana.

• Zmiany przyspieszają. Zmiana jest nie tylko niezbędna do życia; to jest życie. ~ Alvin Toffler;
• Zarządzanie projektami rozwija się;
• Ludzie chcą pracować w projektach, które mają znaczenie i które zmieniają nasz świat;
• Ludzie przesuwają się w górę hierarchii potrzeb Maslowa w kierunku duchowości (samorealizacji);
• Jesteśmy powołani do rozwoju ciała, umysłu i ducha;
• Wzrost i rozwój wymagają od nas podejmowania ryzyka – im większe ryzyko, tym bardziej się rozwijamy;
• Wzrost i zmiana są integralną częścią wszystkich projektów;
• Złożoność rośnie, podobnie jak złożoność zespołu;
• Członkowie zespołu szukają sensu i celu, silnego dostosowania do wizji projektu, aby dać z siebie wszystko i wyjść poza to, co uważali za możliwe.

Przeczytaj tę książkę i rozwijaj się jako lider! Dzięki lepszemu zrozumieniu roli duchowości w zarządzaniu projektami będziesz w stanie wykorzystać pasję i cel członków swojego zespołu, uwolnić ich kreatywność i pomóc im rozwiązać trudne, pozornie nie do pokonania problemy! Tego właśnie potrzebujemy, chyba jeszcze bardziej w 2024 roku niż 10 lat temu.

Dodatkowe materiały