AI Project Ninja: Rewolucja w produktywności

31 grudnia 2022 wpada do mojej skrzynki regularny newsletter Michała Sadowskiego z Brand24, w którym Michał dzieli się zarówno swoimi osobistymi jak i biznesowymi doświadczeniami. Tym razem jest to podsumowanie roku. Moją szczególną uwagę przykuwa temat zdrowia i fragment dotyczący postów, które autor zaczął stosować. Do tej pory wszelkiego rodzaju głodówki omijałam szerokim łukiem, powtarzając za moją babcią, która dożyła prawie setki, że dopóki regularnie jemy, to w zdrowiu żyjemy. Dalej czytam o metforminie, leku na cukrzycę, którą Michał po konsultacji z lekarzem zażywa w charakterze leku długowieczności.

Myślę, grubo. Ale czytam dalej, dochodząc do rozdziału na temat narzędzi i technologii oraz akapitu, w którym Michał pisze że zaczął korzystać z ChatGPT i nie przypomina sobie, aby kiedykolwiek był pod większym wrażeniem technologii, niż po kilku dniach testów tego narzędzia. To pokoleniowa rewolucja, którą można chyba porównać wyłącznie z narodzinami samego Internetu czy pojawieniem się iPhone’a. Z pierwszego zdania na temat korzyści dowiaduję się, że drastycznie przyspiesza tworzenie treści – podsumowań, treści na bloga, skryptów i klipów. Swoją wypowiedź podsumowuje

„Kto biznesowo prześpi tę rewolucję, zbudzi się z opuszczonymi spodniami.”

I to jest moment AHA, który dzieli moje życie na przed i po AI

Wpadam w dwutygodniowy trans. Testuję Copy, Personal i Jasper.ai i bardzo szybko darmowe limity wykorzystuję, więc zostaję przy ChatGPT. W dwa tygodnie tworzę treści na kolejne pół roku. Opowiadam też moim klientom i zachęcam do korzystania. Potem przypomną mi, że to to ode mnie dowiedzieli się o generatywnej sztucznej inteligencji po raz pierwszy i to ja ich do stosowania zainspirowałam.

Po jakimś czasie wracam też do postów i próbuję tego przerywanego. I choć wcześniej się zarzekałam, że posty są nie dla mnie, gdyż nie lubię głodować, to po 16. godzinach przerwy od jedzenia, mój mózg zaczyna dużo lepiej funkcjonować. I choć wieczorem jestem potwornie głodna, gdyż do późna pracuję, a dodatkowo w nocy z psiakami spaceruję, to nagroda w postaci jasnego umysłu z rana, pomimo często krótkiego snu, jest tak kusząca, że z tego nawyku nie rezygnuję.

Na metforminę się nie decyduję, gdyż jej nie potrzebuję.

I choć moje wystąpienie dla większości z was pewnie nie będzie odkrywcze pod względem narzędzi, to chciałabym was zainspirować. Moim celem jest podzielenie się jak osobiście z technologii dziś korzystam i jak w związku z tym zmieniło się moje życie. Więc wystąpienie choć skategoryzowane jako Ways of Working, będzie również, a może przede wszystkim o naszej project managementowej mocy, czyli Power Skills.

Często powtarzam, że mam 2 asystentów. W pracy jest to ChatGPT, a w kuchni thermomix.

Kluczowe kompetencje lidera projektu

Zanim przejdę do sztucznej inteligencji, to powiem jeszcze parę słów o kluczowej kompetencji, a właściwie trzech, szczególnie ważnych dla nas project managerów. Numer 1, to zwinność uczenia się – Learning Agility, czyli zdolność do ciągłego uczenia się, przystosowywania się oraz wykorzystywania nowej wiedzy w nieznanych sytuacjach. Oznacza to również umiejętność rezygnowania z tego, co działało w przeszłości. To zdolność nie tylko do nauki, ale także do oduczania się i ponownego uczenia się, gdy przeszłe strategie przestają być skuteczne. Zwinność uczenia się to w istocie „wiedza, co robić, gdy nie wiemy, co robić”. Wymaga ona otwartego i receptywnego podejścia, które akceptuje niepewność i złożoność nowych wyzwań. Numer 2 to rezyliencja, choć bez niej nie rozwiniemy tej pierwszej, a trzecia to świadomość technologiczna, którą podzielił się Michał Rączka, kiedy kilka lat temu mapę trendów w project managemencie przygotowywałam. I nie wymaga ona dogłębnej znajomości technologii czy technologicznego wykształcenia, a wyłącznie odwagi i elastycznego myślenia. Dobra wiadomość jest taka, że nasz mózg jest bardzo plastyczny.

Z czego korzystam i bezpieczeństwo

Głównie korzystam z generatywnej sztucznej inteligencji, najczęściej z chatbotów, czyli asystentów stworzonych w oparciu o duże modele językowe. To połączone zaawansowane algorytmy, które potrafią analizować teksty, uczyć się i tworzyć własne odpowiedzi. Praktycznie każda licząca się na rynku firma, w tym Google, Microsoft i Apple, rozwija własne modele językowe i wdraża oparte na nich produkty. Mamy więc Gemini firmy Google czy Copilot’a firmy Microsoft. W Polsce możemy pochwalić się Bielikiem, tworzonym z myślą o specyfice języka polskiego.

Zadbaj o prywatność i bezpieczeństwo danych, w szczególności danych powierzonych ci przez klienta! Zanim wrzucisz informację do darmowego chatbota, zredaguj ją i wyrzucić te fragmenty, które zawierają informacje poufne. Dodatkowo, zawsze sprawdzaj politykę prywatności i zasady bezpieczeństwa dostawcy usługi, aby upewnić się, że twoje dane są odpowiednio chronione.

Najchętniej korzystam z płatnej wersji ChatGPT, choć coraz częściej testuję inne rozwiązania. Jeśli chodzi o zarządzanie projektami, to polecam PMI Infinity, które zawiera project managementowe sprawdzone treści. Pomoże przygotować się też do egzaminów certyfikacyjnych, znajdziesz tam między innymi 175 pytań PMP. Z czatem możesz rozmawiać, więc zawiłości wyjaśni i poda przykłady.

Automatyzacja zadań, czyli ta nudna część zarządzania projektami

Większość nudnych zadań zlecam asystentowi. Począwszy od ofert dla klienta, rozwiązań biznesowych, poprzez scenariusze i materiały warsztatowe, a na całej administracji projektowej skończywszy. Czat przygotowuje całkiem niezłe programy rozwojowe i „frameworki” projektowe, które oczywiście później modyfikuję i dopasowuję. Z reguły wrzucam jakiś krótki zarys, często jest to potrzeba czy problem. Czasami mam już swój pomysł i proszę tylko o zredagowanie, rozpisanie i zwizualizowanie. Kiedyś zastanawiałam się godzinami, co mogłoby być ciekawe, jak to dobrze opisać, rozrysować i zaprezentować. Teraz w kilka sekund mam kilka przykładów, z których większość odrzucam, a jeden czy dwa pod moje dyktando asystent rozwija dalej. Jest cierpliwy, wyjaśnia, a jak nie wychodzi, to na podstawie zrzutów z ekranu „tłumaczy” co robię źle i jak to naprawić. Chatboty to nie tylko tekst, ale też inne formaty, które ułatwią stworzenie prostych aplikacji czy stron internetowych, obróbkę dużej ilości danych, wygenerowanie arkuszy kalkulacyjnych oraz wykonanie zadań, które zazwyczaj wymagają ekspertyzy technicznej.

Większość z was tutaj obecnych zajmuje lub interesuje się projektami, to o takich kwestiach jak tworzenie i optymalizacja harmonogramów, przydzielanie zadań i monitorowanie postępów dzięki zaawansowanym systemom zarządzania projektami nie muszę raczej mówić.

Ponieważ jestem zaangażowana równocześnie w wiele projektów i oprócz pracy zawodowej, jestem aktywna społecznie, to szukam rozwiązań, które skrócą czas poświęcony na żmudne, administracyjne zadania, aby w pełni skupić się na tym co ważne. Poszłam więc dalej.

I tak ostatnio jako nowa wolontariuszka w schronisku, potrzebowałam prostego narzędzia, które ułatwi nawigację i sprawne poruszanie się po wcale nie małym obszarze. Mapa z numerami boksów, imieniem, zdjęciem oraz opisem psiaka. Dzięki czemu nie będę musiała tracić czasu na szukanie i zapamiętywanie. W jednym miejscu znajdę wszystkie potrzebne dane, które na bieżąco będę mogła uaktualnić o nowego zwierzaka lub zmianę lokalu. A ostatni mój projekt to rozwijanie aplikacji, która pomoże mi tworzyć zbilansowane posiłki. Testowałam różne istniejące na rynku rozwiązania, a że nie znalazłam takiego, które spełniłoby moje oczekiwanie, więc postanowiłam „napisać” coś prostego i mojego.

Tekst do tego wystąpienia również powstawał z wykorzystaniem AI. Włączyłam dyktafon w Wordzie i opowiadałam, a tekst pojawiał się samoistnie. Szybka redakcja i skrypt był gotowy. Podobnie robię, gdy jestem na spacerze i rodzi się jakiś pomysł w głowie. Wyjmuję telefon, włączam transkrypcję na żywo i „zapisuję” swoje przemyślenia. A potem kopiuję, redaguję i publikuję.

I tak płynie przechodzimy do kolejnego obszaru.

Redagowanie i podsumowywanie

Nie mogę nie wspomnieć o asystentach do notowania i podsumowywania spotkań na żywo. Ja korzystam z wbudowanego asystenta w ZOOMie, choć z różnym skutkiem. Jeśli mówi jedna osoba, na przykład podczas wykładu, to streszczenie jest całkiem dobre. Dużo gorzej wychodzi jak w spotkaniu bierze udział większa grupa osób. Ponieważ często pomagam klientom wybierać rozwiązania, to obecnie testuję kilka z nich. Na tapecie mam Otter.ai – niestety nie obsługuje języka polskiego i Bluedot dla Google Meet. Jeśli więc macie jakieś sprawdzone rozwiązanie to chętnie poznam. ChatGPT całkiem dobrze radzi sobie z ręcznie napisaną notatką. Tylko uwaga na daty! Ja wykoślawiam 9, więc zamiast 1979 wyszło 1878. A to całkiem spora różnica.

Już nie tracę też godzin na dopieszczanie, tylko oddaję w dobre ręce korygowanie i redagowanie. Kiedy muszę przygotować jakieś zestawienie, to wrzucam dane i proszę o przygotowanie tabeli, slajdów lub innej formy prezentacji i uporządkowania danych, a następnie definiuje jakiego rodzaju dokumentu potrzebuję. Kilka sekund i dokument do ściągnięcia jest gotowy.

Tworzenie inspirujących treści oraz wsparcie kreatywności

Od tego zaczęła się moja przygoda ze sztuczną inteligencją. Ponieważ bardzo dużo piszę – posty na blog, artykuły do czasopism, przewodniki szkoleniowe, więc mam bogaty bank, który wykorzystuję do tworzenia nowych treści. I tu chatGPT świetnie się sprawdza. Dodatkowo, z reguły za dużo chcę napisać, więc proszę asystenta, aby przygotował mi szablon, który następnie wypełniam. Chętnie też korzystam z pomocy czata, kiedy szukam pomysłów.

Tak też powstał jeden z najlepszych moich artykułów. Nie wiedziałam o czym napisać do jubileuszowego 40. wydania Strefy PMI, a redaktor naczelny też nie odpowiedział mi na pytanie co zainteresowałoby czytelników, więc poprosiłam chata o pomoc. Prompt którego użyłam, to czego szukają najczęściej w sieci project managerowie. Lista była spora, a na pierwszym miejscu były zaawansowane metody zarządzania projektami. I wtedy sobie przypomniałam o podejściu, które całkiem niedawno eksplorowałam. I tak powstał artykuł Advanced Project Management – Think Like an Entrepreneur! Serdecznie zapraszam do przeczytania.

Natomiast w projektach często korzystam ze wsparcia sztucznej inteligencji, kiedy przygotowujemy wizję, która ma być krótka, słodka i inspirująca oraz do komunikacji w zmianie.

Czat świetnie też się sprawdzi przy podziękowaniach i życzeniach z różnych okazji. Ja na przykład piszę wiersze. Wrzucam krótką historię o danej osobie, a następnie proszę o wiersz humorystyczny lub liryczny. Obrabiam to w canvie, oprawiam w ramkę, pakuję i obdarowuję bliską mi osobę.

Nie mogę tu nie wspomnieć o treściach do newsletterów czy mediów społecznościowych, w tym grafikach lub krótkich filmach.

A na deser coś co właśnie rozpoczynam, czyli podcast! Próbne nagranie znajdziesz w materiałach dodatkowych.

Właściwie nie ma obszaru, w którym sztuczna inteligencja nie mogłaby pomóc. Dołącz do mnie i zacznij odkrywać, jak AI może stać się twoim najlepszym asystentem w pracy i życiu codziennym.

Bądź otwarty. Bądź ciekawy. I kwestionuj swoje założenia!

Przygotuj się do certyfikacji PMP®

Dołącz do naszego najbliższego kursu PMI® Authorized PMP® Exam Prep Course i otrzymaj warsztat Agile w praktyce gratis.

Materiały dodatkowe