Transition Manager? A któż to taki?

W poniższym wpisie przybliżamy rolę Transition Managera, czyli Lidera Projektu, który stoi za projektami tranzycyjnymi (ang. transition), czy transformacyjnymi.

O tranzycji pisaliśmy w innym artykule. Można też na ten temat poczytać w artykułach Anny Jaszczołt (Erdmańskiej) opublikowanych w Strefie PMI: nr 10 i nr 11. A o roli w artykule Ady Grzenkowicz: Strefa PMI nr 17 .

Co stoi za słowem tranzycja, transformacja (ang. transition)?

Zanim przejedziemy do szczegółowego opisu roli Transition Managera zacznijmy od samej nazwy tranzycji (ang. transition), która wzbudza sporo zainteresowania, natomiast różnie możemy ją rozumieć.

Transition, zwana też migracją, w ramach sektora nowoczesnych usług biznesowych (centra BPO/SSC) nazywamy cały proces przenoszenia wiedzy, systemów oraz działań operacyjnych od klienta do wyspecjalizowanej jednostki zewnętrznej. Business process outsourcing (BPO) oraz tworzenie centrów usług wspólnych (SSC) to dynamicznie rozwijający się sektor gospodarki, który staje się coraz bardziej atrakcyjnym rozwiązaniem biznesowym dla wielu organizacji. Firmy te decydują się przenieść część procesów do wyspecjalizowanych podmiotów zewnętrznych, aby móc skupić się na swoim kluczowym profilu działalności.  Bardzo często takiej migracji towarzyszą zmiany typu transformacyjnego, od zmiany struktury procesów, poprzez zastosowanie nowych rozwiązań technologicznych, do zmiany kultury organizacyjnej.

Transition to także proces stopniowej, psychologicznej zmiany, to co dzieje się wewnątrz nas podczas dostosowywania się do zmian zewnętrznych. Więcej na temat samego procesu tranzycji zgodnie z Modelem Bridges’ tutaj.

Transition Manager

A teraz już przejdźmy do konkretów. Czyli kto to jest ten Transition Manager, jakie stoją przed nim wyzwania i jakich kompetencji, umiejętności i postaw się od niego oczekuje? Ponieważ jest to mój subiektywny opis, wynikający z mich doświadczeń i obserwacji trendów zapraszam do dyskusji, w tym również do kwestionowania i  i nie zgadzania się. Potraktujmy ten opis jak prototyp, który będziemy udoskonalać.

Osoba, która zarządza wcześniej opisanym procesem nazywana jest Transition Managerem. Do jej obowiązków należy tak przeprowadzić cały proces migracji, aby zakończył się on sukcesem, czyli zgodnie ze zdefiniowanym zakresem, harmonogramem i w budżecie. Ponieważ migracja jest projektem, podlega zasadom zarządzania projektami i właśnie te narzędzia i podejścia są wykorzystywane na co dzień. Transition Manager to tak naprawdę wyspecjalizowany Project Manager.

Aby zostać managerem w zakresie przenoszenia procesów, należy wcześniej zdobyć doświadczenie w roli Project Managera. Transition Manager to rola, która łączy pracę w międzynarodowym, wielokulturowym i wirtualnym środowisku oraz elementy zarządzania zmianą i zarządzania projektem.

Obowiązki Transition Managera

• Definiuje, dokumentuje i zarządza projektem migracyjnym/transformacyjnym pracując z interdyscyplinarnym, wielokulturowym oraz wirtualnym zespołem
• Efektywnie zarządza zmianą organizacyjną oraz tranzycją psychologiczną, czyli procesem stopniowej, psychologicznej zmiany osób dotkniętych zmianą, czyli tym co dzieje się wewnątrz podczas dostosowywania się do zmian zewnętrznych.
• Efektywnie zarządza konfliktami w zespole projektowym, tworzy środowisko sprzyjające budowaniu zaufania i współpracy, sprawnego podejmowania decyzji itp. na wszystkich szczeblach, dba o zaangażowanie wszystkich interesariuszy projektu
• Skutecznie zarządza złożonością w projekcie, w szczególności złożonością socjo-polityczną
• Dostarcza projekty zgodnie z określonym i uzgodnionym zakresem, czasem, budżetem i jakością zgodnie z obowiązującym w organizacji podejściem
• Aktywnie uczestniczy w wszystkich fazach projektu lub poszczególnych fazach w przypadku większych projektów – czasami Project Manager zostaje nominowany w końcowej fazie rozpoczynania projektu lub na etapie planowania
• Identyfikuje, ocenia i efektywnie zarządza ryzykiem w celu osiągnięcia sukcesu projektu
• Wraz z zespołem szacuje koszty, terminy i zasoby wymagane dla pomyślnego zakończenia projektu zgodnie uzgodnionym zakresem i w ramach istniejących ograniczeń
• Koordynuje przygotowanie, a następnie zarządza planem projektu, śledzi postępy zgodnie z tym planem, w tym planem skutecznej komunikacji, który uwzględnia raportowanie
• Monitoruje, koszty, terminy i zasoby i podejmuje działania w przypadku odchyleń od planu, zapewnia, że uzgodnione produkty końcowe projektu są realizowane zgodnie z kryteriami zdefiniowanymi w planie
• Zarządza zmianą zgodnie ze zdefiniowanym procesem
• Zapewnia skuteczne przywództwo, dba o motywację członków zespołu projektowego oraz ich rozwój.
• Na bieżąco identyfikuje i rozwiązuje wraz z zespołem wszelkie problemy, a w przypadku problemów, których rozwiązanie wychodzi poza jego uprawnienia, czy możliwości zgłasza je do sponsora.

Kompetencje i umiejętności zawodowe

Ponieważ Transition Manager to wyspecjalizowany Project Manager, więc kompetencje będą w tym przypadku podobne, przy czym większy nacisk należy położyć na rozwój kompetencji przywódczych i strategiczno-biznesowych, zgodnie z  The PMI Talent Triangle®, który stanowi kompletny, uznany jako krytyczny przez pracodawców zestaw kompetencji Project Managera, i na który składają się kompetencje techniczne, przywódcze oraz strategiczno – biznesowe.

Poniżej przedstawiono obszar kompetencji wraz z poziomem, którego oczekuje się od roli w 4. stopniowej skali: P = Podstawowy (ang. Basic Awareness); PR=Praktyczny (ang. Working Knowledge); K= Kompetentny (ang. Fully Competent);  E = Ekspert (ang. Expert).