10 kardynalnych grzechów Sponsora Projektu
-
Brak przywództwa
Przywódcy powinni przewodzić. I nie dotyczy to tylko i wyłącznie Project Managerów, ale wprawnych sponsorów strategicznych. Każdy projekt powinien mieć sponsora, który jest odpowiedzialny za inspirowanie, promowanie współpracy, decyzje i konsensus.
- Zapewnij przejrzystość celów projektowych oraz ustal jasne kryteria sukcesu dla każdego projektu.
- Jasno artykułuj uzasadnienie biznesowe, czy powód, dla którego zmiana jest konieczna.
- Komunikuj jak ten projekt realizuje wizję, strategię i misję.
- Komunikuj odpowiedzialność i personalne zaangażowanie w projekt.
-
Brak kultury wspierającej pracę projektową
- Twórz klimat organizacji, w którym projekty mają szanse na sukces: zaufanie, otwarty dialog, współpraca, kreatywność, dzielenie się pomysłami, rozwiązywanie problemów, podejmowanie decyzji, dotrzymywanie obietnic.
- Utrzymuj emocje na wysokim poziomie. Nic tak nie wpływa na wartość projektów jak kultura organizacyjna. Spróbuj zrozumieć poziom dojrzałości emocjonalnej organizacji i ciągle go doskonal.
- Nie zapomnij, że każdy popełnia błędy– mów o nich w sposób otwarty!
- Ludzie ponad procesy. Stwórz i utrzymuj społeczność – jednolite ciało indywidualności, zespół, który dzieli wspólne interesy i współpracuje.
-
Brak zrozumienia skali i złożoności projektu
Pamiętaj aby, organizacja starannie przeanalizowała skalę i złożoność projektów upewniając się, że ich cele są osiągalne.
- Upewnij się, że zaproponowane ramy czasowe są realistyczne.
- Zadbaj, żeby inicjatywy zostały podzielone na wykonalne projekty, a kolejny projekt był rozważany w świetle rezultatów wcześniej zrealizowanych projektów.
- Ustal jasne priorytety dla czasu, kosztu i wymogów jakościowych.
- Upewnij się, że została zdefiniowana dostateczna liczba punktów kontrolnych zapewniająca zatrzymanie projektu w przypadku zmian w otoczeniu, które uniemożliwiają osiągniecie opłacalnych korzyści biznesowych.
- Mniej świadomość jak ważne jest zatrzymanie projektu, który nie przyniesie opłacalnych korzyści biznesowych.
-
Zbyt wiele rozpoczętych projektów
Bardzo często za dużo projektów zostaje rozpoczęta, gdyż sponsorzy myślą, że jak projekt jest ważny to trzeba go uruchomić.
- Najlepszy sposób na szybkie zrealizowanie projektu jest jego dobre obsadzenie w zasoby. Mniej projektów w portfelu oznacza więcej zrealizowanych projektów w ciągu roku. Ustal priorytety i rozpoczynaj projekt tylko wtedy kiedy masz odpowiednie zasoby.
-
Brak elastyczności / adaptacyjności
Przewiduj niespodzianki!
- Organizacje funkcjonują w ciągłym, zmieniającym się i konkurencyjnym otoczeniu, więc zakres może się zmienić, szczególnie jeśli to jest duży projekt.
- Zapewnij, że plany projektowe są na tyle elastyczne, że pozwalają na zmiany wynikające z pojawienia się nowych rozwiązań technologicznych oraz nowych okoliczności.
- Istnieją znaczące korzyści fazowego wdrażania systemów. Podziel projekt na fazy.
-
Mikrozarządzanie
Mikrozarządzanie to jeden z najbardziej kardynalnych błędów sponsora. Kiedy zbudujemy zaufanie pomiędzy sponsorem i project managerem, podzielimy role i odpowiedzialności, regularnie się komunikujemy, mikrozarządzanie nie powinno być problemem.
- Daj uprawnienia zespołowi, zadbaj o budowanie samo-organizujących się zespołów, wewnętrzną motywację i zaufanie.
-
Brak lub niedostateczne zarządzanie ryzykiem – zarówno zagrożeniami jak i szansami
- Zadbaj, żeby decyzje dotyczące projektów, zarówno na etapie rozpoczynania jak i realizacji opierały się o rygorystyczne ocenianie kosztów i korzyści oraz realistyczną ocenę ryzyka
- Upewnij się, że istnieje proces zarządzania ryzykiem projektowym wraz ze zdefiniowanymi osobami, które są uprawnione do podejmowania decyzji w zakresie kosztów, korzyści i zmian ryzyka podczas trwania projektu
- Zadbaj, aby ocena ryzyka odbywała się na każdym etapie projektu, w szczególności ocena uzasadnienia przypadku biznesowego w świetle zmieniającego się otoczenia.
-
Brak zaawansowanej wiedzy i umiejętności zarządzania projektami w organizacji
Rozwój wiedzy eksperckiej z zarządzania projektami jest kluczowy. Cała organizacja, zarówno sponsor, project manager jak i zespół powinni mówić tym samym językiem.
- Upewnij się, że zarządzanie projektami jest znaczącą profesją.
- Zapewnij, że dobre praktyki zarządzania projektami są zrozumiałe i przestrzegane w całej organizacji
- Doceniaj kierowników projektów oraz całe zespoły za realizację celów projektowych z sukcesem
- Zachęcaj kierowników projektów do informowania kierownictwa wyższego szczebla o potencjalnym ryzyku. Zachęcaj do proaktywnego działania, a nie tylko realizowania tego co zostało zaplanowane, również w zakresie przyjętej metodyki zarządzania projektami.
-
Brak lub niedostateczne relacje klient – dostawca
Relacje pomiędzy klientem i dostawcą odgrywają kluczową role w sukcesie projektu.
- Zapewnij, że organizacja utrzymuje bliskie relacje z dostawcami, ale unika nadmiernego uzależnienia się od nich, biorąc pełną odpowiedzialność za postęp w celu osiągnięcia zaplanowanych korzyści
- Upewnij się, że organizacja zapewnia zrozumienie ról i odpowiedzialności oraz takie same zrozumienie kluczowych określeń i terminów zakończenia przez wszystkich interesariuszy.
- Zapewnij, że istnieje ciągły proces zarządzania kontraktami podczas trwania projektu, który pozwala na zmiany w wymaganiach, a którego celem jest zarządzanie kontraktem, a nie nadzorowanie jego przestrzegania.
-
Brak systemowego dzielenia się doświadczeniami z projektów
Bardzo ważne jest, żeby organizacja wyciągała wnioski z popełnionych błędów, planowała jak może lepiej zarządzać zasobami w celu osiągania większych korzyści w przyszłości.
- Zapewnij, że organizacja przegląda projekty tak szybko jak to tylko możliwe, dzięki czemu doświadczenia projektowe mogą zostać wykorzystane w kolejnych projektach.
- Upewnij się, że przeglądy są prowadzone w atmosferze otwartości, a ich celem jest usprawnienie realizacji przyszłych projektów.
- Zapewnij, że retrospektywy odbywają się z poziomu projektu, portfela jak i całej organizacji.
Kilka faktów zamiast podsumowania (źródło: PMI’s Pulse of the Profession)
Cel
81 % efektywnych organizacji (80% projektów kończy się na czas, w budżecie i zakresie) ma aktywnych sponsorów. Tylko 45 % nieefektywnych organizacji ma aktywnych sponsorów.
Strategia
66% inicjatyw strategicznych kończy się sukcesem jeśli ma zaangażowanego sponsora. W przypadku braku zaangażowania sponsora tylko 41 % inicjatyw strategicznych odnosi sukces.
Zmiana organizacyjna
81% organizacji o wysokiej skuteczności wdrażania zmian organizacyjnych deklaruje częste angażowanie sponsora strategicznego do inicjatyw strategicznych. W przypadku organizacji o niskiej skuteczności wdrażania zmian tyko 25% korzysta ze sponsora strategicznego.
Złożoność
Aktywny sponsor jest na drugim miejscu po komunikacji na liście krytycznych czynników sukcesu złożonych projektów.
Zostań liderem agile
Dołącz do Agile Leadership Mastery i rozwiń swoje umiejętności w obszarze zwinnego przywództwa.
Przeprowadź udaną transformację
Zapraszamy na studia Transition Manager Academy oparte na PMI Talent Triangle®! To wyjątkowa okazja, aby nauczyć się, jak efektywnie prowadzić złożone projekty i programy, jednocześnie przechodząc przez osobistą transformację. Dołącz do nas i zyskaj umiejętności, które wyniosą Twoją karierę na wyższy poziom!
Zapisz się na AgilePMOwy newsletter. Co tydzień otrzymasz od nas list, a w nim artykuły warte przeczytania, narzędzia do pracy z zespołami, wskazówki i ciekawostki odnośnie zarządzania projektami.