Czym jest transformacja, zarządzanie zmianą i dlaczego jest tak wymagające?

W tym krótkim artykule Anna Jaszczołt dzieli się swoim doświadczeniem oraz wyzwaniami związanymi z transformacją oraz zarządzaniem zmianą (ang. transition management).

Transformacja (tranzycja, przemiana, zmiana) to proces osadzony w czasie, podczas którego następują zmiany z jednego stanu lub warunków na inny. W biznesie oznacza to zmianę obecnego sposobu pracy na nowy. Ile projektów spełniających te kryteria przyszło ci teraz do głowy? Jestem pewna, że wiele.

No tak, wokół nas jest wiele projektów tranzycyjnych. Świat, biznes, to żywa mieszanka zmieniających się okoliczności i uwarunkowań. Dlatego organizacje odnoszące sukcesy nie są stabilne, są zwinne, adaptowalne, elastyczne, napędzane przez zmiany, transformacje lub innymi słowy przez wszelkie przemiany. Można też powiedzieć, że transformacja jest sposobem dostarczania zmian.

Przykład transformacji – zmiany

Wyobraź sobie, że pracujesz w rozwijającym się centrum usługowym, świadczącym usługi dla wewnętrznych i zewnętrznych klientów z całego świata. Twoja firma jest globalną, szybko zmieniającą się organizacją adresującą swoje produkty do klientów znajdujących się w różnych zakątkach globu. Obsługujesz różne rodzaje projektów. Wszystkie jednak skupiają się na rozwoju ośrodka, w którym pracujesz. Twoje projekty mają na celu przeniesienie operacji z pierwotnych krajów dostaw do twojego centrum usług. Oczywiście twoje centrum, będące kluczowym elementem globalnej strategii, stale się rozwija. Za tą decyzją stoi wiele korzyści oraz wyzwań biznesowych . Celem twoich projektów jest budowa nowych zespołów, działów, które będą miały wpływ na globalne struktury organizacyjne i procesy. W swoim portfolio możesz mieć również różnego rodzaju projekty powiązane, na przykład: przeniesienie serwerów danych, zagospodarowanie przestrzeni biurowej w centrum danych, usprawnienie zmigrowanych procesów, wprowadzenie nowych klientów itp.

Czy już wyobrażasz sobie smak zarządzania tego typu projektami? Chyba tak! Są one wysoce zróżnicowane, zawierają w sobie wszystkie drobinki słodyczy, genialności, zadowolenia i goryczy (Mniam! Brzmi prawie jak ciekawe danie!) No i na pewno wnoszą mnóstwo adrenaliny i różnorodności, co ja osobiście lubię.

Wyzwania związane z transformacją

Transformacja jest wyzwaniem ze względu na wiele czynników. Niektóre z nich zawarłam w liście znajdującej się poniżej:

• Transformacja bezpośrednio wpływa na pracowników i sposób ich codziennej pracy. Ludzie z założenia nie lubią zmian i dla wielu zmiany są dużym wyzwaniem. A jeśli zmiana wymaga wyrwania się z codziennej rutyny i więcej pracy na początku nie lubią jej jeszcze bardziej.
• Zmiany napędzane są przez wizje wyższego kierownictwa, dlatego często nie są zrozumiałe dla zwykłego pracownika. Po pierwsze, ze względu na abstrakcyjny charakter wizji, pracownicy bardzo często nie widzą korzyści biznesowych stojących za zmianą, a więc nie rozumieją, dlaczego firma do niej dąży. Druga rzecz to fakt, że na początku jest wizja, ogólny cel i wiele nieznanych aspektów tego, jak będzie wyglądała rzeczywistość po projekcie. Nie wspominając już o ścieżce dojścia, która jest jeszcze większą niewiadomą bezpośrednio dotykającą wielu pracowników. Innymi słowy: transformacja to przejście z punktu A do punktu B, nie wiedząc jak będzie wyglądała ścieżka prowadząca do B i nie rozumiejąc samego B przez przypadkowych pracowników.
• Transformacje są złożone i angażują wiele procesów, działów, zespołów, procedur i dość często biur z różnych lokalizacji lub krajów. Krótko mówiąc, są złożone zarówno po stronie treści, jak i zarządzania.
• Wszelkie transformacje wywołują zmiany organizacyjne, tworzą nowe role, jednocześnie likwidując niektóre z obecnych.
• Transformacje w organizacjach bardzo często powodują zwolnienia ludzi. Ludzie zwalniani są albo z powodu przeniesienia procesu, nad którym pracowali do innej lokalizacji, albo z powodu znacznego usprawnienia i automatyzacji procesów.

Lista, którą wam przedstawiłam mogłaby z łatwością rozwinąć się w znacznie dłuższą.  Jednak moje doświadczenie mówi mi, że najważniejsze elementy zostały uwzględnione.

Jestem pewna, że każdy z was uczestniczył, obserwował lub był pod bezpośrednim wpływem więcej niż jednej zmiany. Jakie były wasze doświadczenia? Czy podobało się Wam? Czy było właściwie zarządzane?

Czy chcielibyście przeczytać więcej na temat zarządzania zmianą?

Z podekscytowaniem czekam na wasze wiadomości,

Anna Jaszczołt

Materiały dodatkowe