Metoda Naturalnego Planowania

Model Planowania Naturalnego

„Najbardziej doświadczonym planistą na świecie jest Twój mózg”.

~ David Allen, Getting Things Done

Model Naturalnego Planowania opiera się na naszym intuicyjnym schemacie myślenia i postępowania. Gdy podejmujemy świadomie jakieś działanie, realizujemy je dokładnie takimi krokami. Na przykład gdy organizuję wyjazd do rodziny w góry.

Najpierw intuicyjnie określamy cel podróży. W tym przypadku chcę odwiedzić rodzinę. Drugie pytanie jakie pojawia się w głowie, to na jakich zasadach? Spędzę u nich tydzień, będę mieszkała w pokoju gościnnym z osobną łazienką oraz wybiorę się samochodem. Następnie pojawia się wizja rezultatów końcowych – coś co jest łatwe do zwizualizowania. Zacieśnimy relacje, pójdziemy w góry; czegoś nowego kreatywnego się nauczę, np. wyfilcuję kapelusz. Kolejny krok, to kilka pomysłów i opcji w formie burzy mózgów. Na przykład jak będzie ładna pogoda, to wyjdziemy w góry, a jak będzie brzydko to posiedzimy i wyfilcujemy kapelusze. Następnie naturalnie to porządkujemy, czyli liczymy kasę na wyjazd, zastanawiamy się czy nie wziąć wełny do filcowania no i identyfikujemy najbliższe działania – czyli np. dzwonimy i konsultujemy z rodziną plan i szczegóły, potem porządkujemy raz jeszcze i kolejne działanie to np. spakowanie walizki, przygotowanie butów i ubrań w góry oraz akcesoriów do filcowania itd.

Każdy model planowania, który zakłada rozpoczęcie od innego etapu będzie nienaturalny, chaotyczny i wymuszony. Jednak najbardziej nieefektywnym podejściem jest planowanie reakcyjne, czyli podejmowanie wysiłku planistycznego jedynie w odpowiedzi na jakieś wydarzenia. To właśnie tego typu podejście stosuje większość ludzi – działa bez planu, pod wpływem stresu. Stres, jak wiemy, skutecznie blokuje naszą produktywność i jest jednym z głównych czynników prowadzących do prokrastynacji.

5 kroków planowania naturalnego

David Allen, autor książki Getting Things Done czyli sztuka bezstresowej efektywności, proponuje pięcioetapowy proces planowania naturalnego jako jeden ze sposobów zwiększenia produktywności.

  1. Definiowanie celów i zasad
  2. Przedstawienie wizji rezultatów końcowych
  3. Burza mózgów
  4. Porządkowanie
  5. Identyfikacja najbliższych zadań

Krok 1 – CEL i ZASADY

„Fanatyzm to zintensyfikowane działania w czasie kiedy zapomniano, co jest celem”. George Santayana ~ David Allen, Getting Things Done

CEL – Dlaczego?

Zadanie pytania DLACZEGO? nie boli, a lista korzyści płynących z jego zadania jest długa. Jaki jest cel twojego zadania? Po co idziesz na kolejne spotkanie? Dlaczego tolerujesz tę sytuację?
Zawsze pytaj o cel – jaki jest cel tego działania, które masz przed oczami? Pytaj też – dlaczego ten cel jest istotny i ważny? Pytanie DLACZEGO określa bardzo jasno co jest sukcesem w danym działaniu oraz działa motywująco. Gdy zapominamy o celu, to całe zadanie się rozmywa i zaczyna się odkładanie, traktowanie zadań jak problemów oraz co najgorsze – rozmycie się sensu pracy. Sens nadaje zadaniu wartość i motywuje.
Poniżej kilka korzyści pytania DLACZEGO?

  • Definiuje sukces.

Ludzie są spragnieni zwycięstw. Kochają gry i lubią wygrywać albo przynajmniej mieć szansę na wygraną.

  • Wyznacza kryteria podejmowania decyzji

„Często jedynym sposobem podjęcia trudnej decyzji jest powrót do celu działania”. ~ David Allen, Getting Things Done

  • Porządkuje zasoby i motywuje

„Jeśli nie jesteś pewien, po co coś robisz, możesz nigdy tego nie zrobić do końca”. ~ David Allen, Getting Things Done

Czy wydać pieniądze na wypasione stoisko czy może roll-up wystarczy? Często zapominamy „po co to robimy?” , a to pytanie może nas skierować na właściwy tor.

  • Wyjaśnia punkt widzenia oraz poszerza gamę możliwości

Co tak naprawdę chcemy osiągnąć? Pytanie DLACZEGO? pomaga skupić uwagę i otwiera bramę dla twórczego myślenia. Co to znaczy dobry zespół, efektywna/dobra komunikacja, dobre zarządzanie czasem, planowanie. Skąd mam wiedzieć, że mijam się z celem?

WARTOŚCI I ZASADY

„Prosty, klarowny cel i zasady sprzyjają złożonym i inteligentnym zachowaniom. Złożone zasady i przepisy sprzyjają prostym i głupim zachowaniom”. ~ Dee Hock za Getting Things Done

Dałbym im wolną rękę w realizacji, pod warunkiem…Pod jakim warunkiem? Cel wyznacza kierunek, wartości opisane zasadami określają parametry działań i kryteria postępowania – są naszym kompasem.

KROK 2: WIZJA/ REZULTAT – Co?

„Wyobraźnia jest ważniejsza od wiedzy”. ~Albert Einstein za Getting Things Done

Wizja to jasne określenie jak ma wyglądać rezultat końcowy. To pytanie: co chcę osiągnąć?

Pomocne pytania:

  • Jak będziesz wiedział, że cel został osiągnięty?
  • Co zobacz co powie nam o zmianie?
  • Co będzie inaczej jeśli osiągniemy sukces?
  • Jakie widoczne rezultaty zaobserwujemy?

KROK 3: BURZA MÓZGÓW

„Najlepszym sposobem znalezienia dobrego pomysłu jest posiadanie wielu pomysłów”. ~ Linus Pauling za Getting Things Done

To odpowiedź na pytanie w jaki sposób to zrobię?. Dzięki burzy mózgów możemy wygenerować dużo małych i dużych pomysłów. Nie hamuj ich napływu, niech przerodzi się to w taką mapę myśli – może się okazać, że nawet niestandardowe działania rozwiążą nasz problem.

Mind Map

Mind Map

KROK 4: PORZĄDKOWANIE

To czas na ocenienie rezultatów burzy mózgów. Co jest ważne, co nieistotne? Zidentyfikuj te części projektu, które mają realne znaczenie, posegreguj dane działania na sekwencje następujących po sobie kroków i nadaj tym sekwencjom określone priorytety. Przydatne narzędzia to Work Breakdown Structure (WBS), wykresy gantta, road mapy, MoSCoW czy Macierz Eisenhowera

Task board

Task board

Eisenhower Matrix

Eisenhower Matrix

KROK 5: DZIAŁANIE

Plan jest niczym, planowanie wszystkim. ~Eisenhower

Skoro masz już priorytety i sekwencje najbliższych działań, to przyszedł czas na skupieniu się na realizacji. Nie bądź bezmyślnym realizatorem planu! Pamiętaj, by od czasu do czasu sprawdzać czy nadal jesteś na dobrym kursie, albo czy przypadkiem cel się lekko nie zmienił. Modyfikuj swoje założenia na bieżąco, pamiętaj aby tego słonia – wielki projekt – dzielić na kawałki i zjadać ze smakiem – planowanie kroczące (ang, rolling wave planning).

Zapisz się na AgilePMOwy newsletter. Co tydzień otrzymasz od nas list, a w nim artykuły warte przeczytania, narzędzia do pracy z zespołami, wskazówki i ciekawostki odnośnie zarządzania projektami.