Retrospektywa – serce ciągłego doskonalenia
Plan jest niczym planowanie wszystkim.
~ Dwight D. Eisenhower
W dynamicznie zmieniającym się świecie, to co wczoraj się sprawdziło, dziś może już nie być najlepszym rozwiązaniem. Reguły i rutyny niech staną się wyłącznie przewodnikiem – nie trzymaj się ich sztywno – uważnie obserwuj otoczenie i zwinnie się dostosowuj. W tym artykule przybliżę proces i zaproponuję kilka narzędzi retrospektywy, które ułatwią refleksję i wprowadzanie zmian.
Etap pierwszy – wprowadzenie
Jeśli zastanawiasz się, jak kreatywnie rozpocząć takie spotkanie, to poniżej znajdziesz kilka ciekawych propozycji.
CEL lub WYRAŹ SIĘ
Zacznij od zdefiniowania celu, zadając poniższe pytania, następnie zbierz odpowiedzi.
- Czego oczekujesz od tego spotkania?
- Jak sobie wyobrażasz to spotkanie?
- W czym to spotkanie może nam pomóc?
ETAP lub SPRINT W 3 SŁOWACH
Poproś, aby każdy z uczestników spotkania opisał miniony etap projektu czy Sprint w trzech słowach wraz z uzasadnieniem.
DOCEŃ SĄSIADA
Powiedz lub napisz na karteczce czy tablicy, co cenisz u sąsiada po twojej lewej stronie.
Etap drugi – zbieranie informacji
Celem tego etapu spotkania jest zebranie jak najwięcej informacji zarówno pozytywnych, jak i negatywnych dotyczących przebiegu poprzedniego etapu projektu czy iteracji. Interesuje nas nie tylko to, co udało nam się zrealizować, ale także jak nam się razem współpracowało – czy nasze zachowania wspierały wartości i zasady, na które się umówiliśmy. Poniżej znajdziesz kilka propozycji narzędzi.
ŻAGLÓWKA / BALON / ŻAL i DUMA
Narysuj żaglówkę lub balon albo przygotuj dwie karteczki podpisane ŻAL i DUMA. Następnie poproś uczestników spotkania o wypisanie na osobnych karteczkach jak najwięcej pozytywnych informacji dotyczących minionego etapu projektu lub Sprintu – czyli wszystkiego, co dodawało wiatru w żagle oraz tego, co hamowało, a następnie przyklej je w odpowiednie miejsca żaglówki, balonu czy też umieść je pod odpowiednim tytułem. Następnie krótko je omówcie.
Źródło: Materiały z #livezliderką. Autor: Anna Szczepkowska – Visual Coach
Etap trzeci – generowanie pomysłów
Gdy już zebraliśmy jak najwięcej informacji zarówno pozytywnych jak i negatywnych dotyczących przebiegu minionego etapu projektu czy Sprintu, możemy przejść do fazy generowania pomysłów, w której przeanalizujemy zebrane wcześniej informacje. W tej fazie staramy się też zidentyfikować źródła problemów, a następnie poszukać dla nich rozwiązań.
PLAKAT
Wybierz najważniejszy problem, a następnie poproś, aby zespół przedstawił go w formie plakatu. Pomocne pytania:
- Co się stało?
- Jak do tego doszło? Jakie są rozwiązania?
- Kto może nam pomóc?
Jeśli zespół jest duży, to warto podzielić go na kilka mniejszych grup i przygotować kilka plakatów.
Źródło: Materiały z #livezliderką. Autor: Anna Szczepkowska – Visual Coach
Etap czwarty – wybór rozwiązań
Po wprowadzeniu, zebraniu informacji i wygenerowaniu jak największej liczby pomysłów, możesz przejść do etapu wyboru rozwiązań.
GŁOSOWANIE
Głosowanie kropkami to najczęściej stosowane narzędzie wybierania rozwiązań. Każdy uczestnik spotkania otrzymuje 3 KROPKI, które może rozdzielić pomiędzy rozwiązania wygenerowane w poprzednim etapie. Rozwiązanie, które otrzymało największą liczbę kropek, zostaje zaplanowane do wdrożenia.
DRZEWO OWOCOWE
Narysuj drzewo, a jego koronę podziel na cztery części. Na górze drzewa umieść usprawnienia trudne do wykonania, a na dole te łatwe. Po lewej stronie niech się znajdą te, które mają duży wpływ, a po prawej te, które mają mały wpływ. Zacznij od wdrożenie usprawnień z lewej dolnej ćwiartki, czyli tych, które mają duży wpływ i są łatwe do wdrożenia.
Etap piąty – zakończenie
Na zakończenie warto spotkanie podsumować i sobie podziękować.
RZUTKI
Narysuj kilka tarcz na flipcharcie i przy każdej z nich zapisz jedno z pytań.
- Czy mówiliśmy podczas spotkania o rzeczach, które są dla nas istotne?
- Czy miałam/em możliwość swobodnej wypowiedzi podczas spotkania?
- Czy jesteśmy w stanie wdrożyć rozwiązania, które wybraliśmy?
Następnie każdy uczestnik spotkania zaznacza na tarczy swoje odpowiedzi – im bliżej środka tarczy tym bardziej się zgadza.
Źródło: Materiały z #livezliderką. Autor: Anna Szczepkowska – Visual Coach
KUDDOS
Informacja zwrotna jest niezbędna do rozwoju – zarówno ta negatywna jak i pozytywna. Czy jednak informacja oceniająca typu szkolenie było świetne, jesteś świetnym trenerem, rewelacyjne wystąpienie, tak samo jak nudne szkolenie ma jakiekolwiek znaczenie? Raczej nie, co nie oznacza, że nie potrzebujemy docenienia i pozytywnej informacji zwrotnej. Wręcz przeciwnie, jest ona bardzo ważna, dlatego warto zadbać, aby była konstruktywna.
Takie kartki doceniania można przygotować wcześniej, wydrukować i rozłożyć w kuchni czy innych miejscach wspólnych, aby cały czas, kiedy kogoś chcemy docenić były pod ręką. W sieci znajdziesz gotowe „Kuddos” Jurgena Appelo, warto też zaprojektować swoje.
Przykładowy proces dziękowania sobie. Źródło: Grupa Allegro
Wkrótce w naszym Narzędziowniku pojawi się opis diagramu przyczynowo – skutkowego ISHIKAWA, który będzie pomocny na 3. etapie retrospektywy.
Jeśli chcesz zapoznać się z narzędziami retrospektywy lub jeżeli zależy ci na doskonaleniu praktyk Agile, serdecznie zapraszamy na nasze szkolenie Agile w praktyce. W trakcie omawiamy szczegółowo framework do tworzenia produktów – Scrum, a także ćwiczymy retrospektywę.
Materiały dodatkowe
Zapisz się na AgilePMOwy newsletter. Co tydzień otrzymasz od nas list, a w nim artykuły warte przeczytania, narzędzia do pracy z zespołami, wskazówki i ciekawostki odnośnie zarządzania projektami.