Strategie sukcesu PMO

Jak zbudować najlepsze PMO dla swojej firmy i utrzymać jego aktualność? To i wiele innych pytań padło podczas jednodniowej interaktywnej sesji prowadzonej przez Petera Taylora i zorganizowanej przez Project Management Institute (PMI)® Oddział Gdańsk 1 lutego 2013 roku w Grand Hotelu w Sopocie.

Cofnijmy się więc w czasie i porównajmy podsumowanie sprzed ponad 10 lat z dzisiejszymi trendami. Zaskoczeni, jak niewiele się zmieniło? Oczywiście z wyjątkiem tego, że sztuczna inteligencja i automatyzacja rewolucjonizują działania operacyjne PMO.

W szybko rozwijającej się dziedzinie zarządzania projektami, Biuro Zarządzania Projektami (PMO) jest coraz częściej uznawane za kluczowy zasób strategiczny. Niniejszy artykuł podsumowuje warsztat Petera Taylora i przytacza dziesięć kluczowych trendów, które kształtują przyszłość PMO, podkreślając jego przejście od jednostki regulacyjnej do integralnego elementu strategii biznesowej.

Co to jest PMO?

Biuro Zarządzania Projektami (PMO) w biznesie lub innej instytucji, to dział lub grupa osób, która definiuje i utrzymuje standardy procesów, ogólnie związanych z zarządzaniem projektami, w organizacji. PMO dąży do wprowadzenia ekonomii powtarzalności w realizacji projektów i ma na celu zmniejszenie ryzyka projektowego poprzez wspólne praktyki i zapewnienie jakości. Ponadto PMO łączy strategię biznesową z realizacją tej strategii w oparciu o projekty, zapewniając dostosowanie i spójność inicjatyw organizacji.

Kompetencje lidera PMO

Skuteczny lider PMO posiada kilka kluczowych kompetencji:

• Pasję do projektów. Prawdziwy entuzjazm dla zarządzania projektami i dążenie do ich sukcesu.
• Silne umiejętności komunikacyjne. Umiejętność jasnego przekazywania pomysłów, skutecznego słuchania i angażowania interesariuszy na wszystkich poziomach.
• Umiejętności negocjacyjne. Zdolność do osiągania wzajemnie korzystnych porozumień z interesariuszami, członkami zespołu i innymi stronami.
• Entuzjazm do przewodzenia zmianom. Proaktywna postawa wobec transformacji i innowacji.
• Wyjątkowość. Pewność siebie pozwalająca wyróżniać się i wdrażać unikalne strategie, które są zgodne z osobistymi mocnymi stronami i potrzebami organizacyjnymi.

Wśród tych kompetencji, pasja i wyjątkowość są dla mnie szczególnie istotne. Ważne jest, aby pamiętać, że to twoje PMO – nie pozwól nikomu dyktować, jak masz działać. Ujmij swoją indywidualność i prowadź je w sposób, który wydaje ci się autentyczny.

Wskazówki dotyczące najlepszych PMO

Najskuteczniejsze PMO charakteryzują się kilkoma kluczowymi cechami:

• Spójność. Najlepsze PMO wdraża spójne, powtarzalne praktyki zarządzania projektami w całej organizacji. Spójność ta zapewnia, że wszystkie projekty są zgodne z tymi samymi standardami i wymaganiami dotyczącymi sukcesu. Usprawnia również procesy, aby wyeliminować zbędne, biurokratyczne praktyki, które mogą utrudniać postęp projektu. Takie PMO rekrutuje najlepszych kierowników projektów i stale rozwija swoich obecnych Project Managerów, aby utrzymać wysoki poziom jakości i wiedzy specjalistycznej.
• Przejrzystość. Najlepsze PMO zapewnia przejrzysty wgląd w postępy i koszty wszystkich projektów. Doskonale rozumie, w jaki sposób zasoby są alokowane i wykorzystywane. Przejrzystość ta rozciąga się na udostępnianie istotnych informacji wszystkim odpowiednim interesariuszom w całej organizacji, wspierając środowisko zaufania i odpowiedzialności.
• Elastyczność. Skuteczne PMO dostosowuje się do strategicznych oczekiwań firmy i działa efektywnie w ramach struktury i kultury korporacyjnej. Jest również elastyczne jeśli chodzi o własną strukturę i ukierunkowanie, co pozwala szybko dostosowywać i przyjmować nowe metody i praktyki w razie potrzeby.
• Inicjatywy edukacyjne. Wiodące Biura Zarządzania Projektami sponsorują programy szkoleniowe i ułatwiają tworzenie społeczności praktyków w celu promowania najlepszych praktyk zarządzania projektami w swoich organizacjach. Społeczności te zapewniają platformę do dzielenia się wiedzą i doświadczeniami, wspierając kulturę ciągłego uczenia się i doskonalenia.
• Metody. Najlepsze biura są strażnikami dynamicznych ram pracy projektowej w celu wspierania kierowników projektów w skutecznej realizacji projektów. Ramy te obejmują nie tylko procesy, ale także szablony i wytyczne dostosowane do potrzeb organizacji i jej projektów.
• Zapewnienie jakości. Zapewnienie jakości jest kluczową funkcją najlepszych biur. Zapewniają one, że procesy zapewniania jakości rzeczywiście dostarczają wysokiej jakości wyników, utrzymując integralność i sukces projektów w całej organizacji.

Trendy dla PMO w 2024 roku według Triskell Software

1. PMO jako zasób strategiczny. PMO ewoluuje od organu regulacyjnego i kontrolnego do strategicznego zasobu biznesowego. PMO musi teraz aktywnie współpracować z liderami biznesowymi, aby zapewnić zgodność projektów z celami strategicznymi, uczestniczyć w definiowaniu tych celów oraz proaktywnie identyfikować strategiczne szanse i zagrożenia.
2. Koncentracja na produktach zamiast na projektach. Organizacje przenoszą swoją uwagę z projektów na produkty, odzwierciedlając potrzebę bardziej elastycznych i adaptacyjnych rozwiązań.
3. Przewodzenie transformacji biznesowej. PMO powinno aktywnie prowadzić inicjatywy transformacyjne, identyfikować możliwości poprawy i promować praktyki innowacyjne.
4. Łączenie metryk projektów i produktów z celami biznesowymi. PMO jest coraz bardziej zaangażowane w planowanie i zarządzanie portfelami projektów i produktów ze strategicznym ukierunkowaniem.
5. Potęga technologii sztucznej inteligencji i automatyzacji. Sztuczna inteligencja i automatyzacja rewolucjonizują działania PMO. Technologie te umożliwiają analizę danych w czasie rzeczywistym, oferując pełny wgląd w wydajność projektów i ułatwiając podejmowanie decyzji w oparciu o dane.
6. Wyjdź poza alokację zasobów. PMO jest odpowiedzialne nie tylko za przydzielanie właściwych zasobów do odpowiednich inicjatyw we właściwym czasie, ale także za rozwijanie i utrzymywanie wysoce kompetentnych zespołów zdolnych do dostosowywania się do zmieniających się wymagań otoczenia biznesowego.
7. Ustanowienie ekosystemu PMO w celu uzyskania całościowego obrazu wszystkich procesów PPM. Skuteczne zarządzanie obejmuje obecnie projekty, programy i portfele, co wymaga całościowego spojrzenia. PMO musi harmonijnie koordynować planowanie i realizację, zapewniając, że każda inicjatywa wspiera cele strategiczne.
8. Dostosowanie danych. Dostosowanie informacji do zróżnicowanych potrzeb organizacji ma kluczowe znaczenie. PMO musi tworzyć dostosowane raporty i pulpity nawigacyjne dla różnych interesariuszy, zapewniając dostępność odpowiednich danych.
9. Wykorzystanie hybrydowego i zwinnego zarządzania portfelem. Elastyczność jest kluczem do optymalizacji zarządzania projektami i produktami. Najlepsze biura przyjmują zwinne metody, aby reagować na dynamiczne środowisko biznesowe, wspierając współpracę i zdolność adaptacji. Jednak nie wszystkie projekty korzystają ze zwinnego podejścia. Hybrydowe metody zarządzania, łączące zwinne i tradycyjne praktyki, zapewniają zrównoważoną strategię dla różnych typów projektów, zapewniając elastyczne i skuteczne zarządzanie.
10. Wykorzystanie rozwiązań PPM w celu usprawnienia wszystkich procesów PMO. Oprogramowanie do zarządzania portfelem projektów (PPM) ma zasadnicze znaczenie dla wydajności operacyjnej. Rozwiązania PPM oferują wgląd w czasie rzeczywistym w portfele projektów i produktów, usprawniają procesy poprzez automatyzację i standaryzują praktyki w całej organizacji.

Zapraszamy na nowy kurs z serii Advanced Project Management, podczas którego poznasz w praktyce zarządzanie programami i portfelami. Pierwsza edycja Program and Portfolio Management crash-course już w sierpniu. Czekamy na ciebie!