Bez kategorii, Leadership, Project Management
17 grudzień 2015
Z Cyklu Projekt na właściwym torze. 3 sposoby przezwyciężenia wewnętrznej niechęci do narzędzi i metod zarządzania projektami
Z Cyklu Projekt na właściwym torze. 3 sposoby przezwyciężenia wewnętrznej niechęci do narzędzi i metod zarządzania projektami

Jak pokazują badania, duże projekty IT średnio przekraczają budżet o 45%, a czas o 7%, natomiast wartość, którą dostarczają jest o 56% niższa od tej zaplanowanej (McKinsey-Oxfort study on reference-class forecasting for IT projects). Źródeł porażek w projektach może być wiele, a niechęć do nowych narzędzi i metod zarządzania może być jedną z przyczyn niepowodzenia w naszym projekcie.

W pierwszym artykule z cyklu „Projekt na właściwym torze”, opublikowanym w czwartym numerze Magazynu, poruszyłam temat komunikacji, natomiast w niniejszym zaproponuje trzy proste sposoby radzenia sobie z wewnętrznym oporem przed nowym narzędziem czy metodą zarządzania projektami.

Czy ktoś z was lubi zmiany? Generalnie ludzie nie lubią zmian, a nawet mogę pokusić się o stwierdzenie, że wręcz ich nienawidzą. Osobiście nie mam nic przeciwko zmianie, pod warunkiem, że nie dotyczy ona sposobu mojej pracy. Bardzo szybko zaprzyjaźniam się z metodami i narzędziami pracy w projektach, które po jakimś czasie stają się rutyną, bez której nie wyobrażam sobie życia w skomplikowanej korporacyjnej rzeczywistości. Uwierzcie mi, że tylko ten Project Manager, który zna te wszystkie procesowo-narzędziowe meandry jest w stanie efektywnie wykonywać swoją pracę. Każdą wymianę telefonu czy komputera, każde wprowadzenie nowego narzędzia czy metody, odkładam na ostatnią chwilę, gdyż każda z tych zmian wymaga ode mnie dodatkowych minut, godzin, a nawet dni, których najzwyczajniej nie mam. Jednak czy stać nas dzisiaj na status quo? Oczywiście, że nie, więc pomóżmy sobie i zespołowi przejść przez kolejną zmianę. Poniżej kilka wskazówek, jak to zrobić.

1. Nie zmuszaj nikogo do nowego narzędzia czy metody 

Nie ma nic gorszego jak poranne powitanie szefa: „Od jutra wszyscy bez wyjątku zaczynamy używać nowego oprogramowania!”. Zaplanuj zmianę odpowiednio wcześnie i przygotuj do niej zespół.

Każde nowe narzędzie czy metoda wprowadzają chaos, który może trwać krótko, ale występuje zawsze. Przecież przyzwyczailiśmy się, a co więcej lubimy obecny sposób pracy, no chyba że jest uciążliwy i sami naciskamy na jego zmianę, ale to nie jest tematem tego artykułu. Każdy krok znamy na pamięć, często też mamy tak zwane „gotowce” zachowane w indywidulanych folderach, czyli wypełnione formularze, w których wystarczy tylko zmienić datę i numer lub nazwę projektu, ewentualnie coś jeszcze drobnego, i gotowe. Sama pamiętam przejście z Planview na Clarity na początku swojej kariery w Thomson Reuters. Ledwo dopracowałam się „gotowca” ” wniosku o utworzenie nowego projektu w Planview, nastąpiła zmiana i ten sam wniosek w Clarity okazał się nie lada wyzwaniem.

Zamiast nacisku:

  • Pokaż zespołowi jak działa nowe narzędzie czy proces, i wyjaśnij dlaczego jego wprowadzenie jest ważne zarówno dla nas, jak i organizacji.
  • Zaplanuj testy próbne oraz zadbaj, aby wzięło w nich udział jak najwięcej osób z zespołu.
  • Zapewnij podstawowe szkolenie dla wszystkich użytkowników, zanim sami zaczną korzystać z nowego narzędzia czy też pracować w nowy sposób.
  • Podczas testowania spotkaj się z użytkownikami w celu uzyskania informacji zwrotnej. Omów wszystkie problemy i zadbaj, jeśli będzie to możliwe, aby zostały rozwiązane.
  • Jeśli kluczowi użytkownicy nie będą dostępni w czasie zaplanowanym na testy, postaraj się, aby wydłużyć ten czas.

2. Pokaż osobiste korzyści

Bardzo często nie zdajemy sobie sprawy, jak ważne jest pokazanie, co ja, przeciętny Kowalski będę z tego miał. Posłużę się tu osobistym przykładem. Od wielu lat, właściwie od nie wiem ilu, bo dla mnie od zawsze, Thomson Reuters (dawniej Reuters) korzysta z komunikatora typu „Instant Messaging” o nazwie Reuters Messaging, w skrócie RM. Ponieważ większość pracy odbywa się wirtualnie, RM, obok e-maila i telefonu, jest podstawowym narzędziem komunikowania się w zespole projektowym. Dodatkowo, jeśli pojawia się potrzeba prezentacji czy pracy grupowej, wykorzystuje się narzędzie o nazwie WebEx. Kilka miesięcy temu wprowadzono nowe narzędzie WebEx Connect, które łączy funkcje tych dwóch wcześniej wymienionych. Sama bardzo długo ociągałam się z instalacją WebEx Connect, gdyż nie widziałam w nim żadnych osobistych korzyści, a RM i WebEx w zupełności zaspokajały moje potrzeby komunikacji globalnej. Dopiero kolejne ponaglenie spowodowało, że w bólach, ale skutecznie zainstalowałam WebEx Connect i odkryłam jego zalety. Bardzo spodobało mi się okno wyświetlające wszystkie spotkania zaplanowane na dany dzień, a najbardziej zielony przycisk „dołącz”. Wcześniej, aby dołączyć lub rozpocząć spotkanie „WebExowe” trzeba było dostać się do programu pocztowego, następnie odszukać i otworzyć zaproszenie na konkretne spotkanie, kliknąć na link i przejść cały proces logowania. Zajmowało mi to przynajmniej kilka minut na jedno spotkanie, a zakładając, że miałam ich kilka dziennie, traciłam nawet do kilkudziesięciu minut. Jednak jak pomyślę, że kosztowało to zespół kilka godzin, a dzienny koszt całej firmy mógł nawet osiągnąć kilka miesięcy pracy, to włos mi się jeży na głowie. Pomimo globalnej kampanii marketingowej większość osób nie zainstalowała nowego narzędzia, bo tak jak ja wcześniej, nie widziała w nim osobistych korzyści, więc chcąc nie chcąc, do komunikowania nie pozostało mi nic innego jak korzystać z dwóch komunikatorów jednocześnie.

3. Zadbaj, aby wszyscy bez wyjątku używali nowego narzędzia czy stosowali nową metodę 

Podobnie jak wcześniej wspomniany WebEx Connect, tak inne narzędzia czy metody mają sens, jeśli korzystają z nich wszyscy bez wyjątku. W poprzednim artykule dotyczącym usprawnienia komunikacji w zespole projektowym proponowałam przeniesienie komunikacji z e-maila na  platformy internetowe  np. the Hub, czy też zamkniętą grupę na Facebooku. Zarówno te, jak i wszystkie inne znakomite narzędzia i metody pracy, niezależnie czy bardzo drogie, czy też bezpłatne, będą tak skuteczne jak nasza konsekwencja w ich stosowaniu. Dlatego też na nas, liderach zespołów, leży pełna odpowiedzialność za wdrożenie nowego narzędzia czy metody, a co się z tym wiąże musimy znaleźć czas i energię nie tylko na zachęcenie całego zespołu do ich stosowania zgodnie ze wcześniej ustalonymi zasadami, ale również na monitorowanie przebiegu procesu wdrożenia. Korzystanie z nowego narzędzia musi stać się rutyną  bardzo przydatnym nawykiem.

Jeśli zastosujesz te trzy proste zasady, twoje kolejne wdrożenie nowego narzędzia czy metody zarządzania projektami zakończy się sukcesem:

1. Nie zmuszaj nikogo do nowego narzędzia czy metody.

2. Pokaż osobiste korzyści.

3. Zadbaj, aby wszyscy bez wyjątku używali nowego narzędzia czy stosowali nową metodę.

Artykuł publikowany w magazynie „Zarządzanie Projektami” Nr 5(5)/2014 oraz na portalu zarządzanieprojektami.

 

2
No Comment 2 , , ,

There are 0 comments

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Time limit is exhausted. Please reload the CAPTCHA.

Razem możesz więcej! Zbuduj zwinny zespół

Warszawa: 15 grudnia 2018

Zapisy trwają !




close-link
Napisz wiadomość