Clarifying the Message with the 4P’s Framework

Komunikacja w transformacji – struktura 4P

W czasie transformacji ludzie muszą zrozumieć, co się dzieje i dlaczego tak się dzieje, zanim będą mogli zgodzić się z podjętymi decyzjami. O wiele łatwiej jest przeprowadzić ludzi przez strefę neutralną (Model Bridges’a) i zwalczyć uczucie zniechęcenia, jeśli lider potrafi opisać podróż, w którą wyruszyli: Dokąd zmierzamy? Dlaczego? Jak tam dotrzemy? Jaką rolę odegra każda osoba, biorąc pod uwagę, że tam dotrze? Komunikat 4 P (z ang. Purpose/Picture/Plan/Part) może okazać się tu kluczowy.

Trzy etapy tranzycji - Model Bridgesa Źródło: Opracowanie własne na podstawie Modelu Bridgesa

Trzy etapy tranzycji – Model Bridgesa

Źródło: Opracowanie własne na podstawie Modelu Bridgesa

CEL

DLACZEGO?

Dlaczego wyruszamy w tę podróż? Dlaczego musieliśmy porzucić stare metody? W czym tkwi problem? Co chcemy przez to wszystko osiągnąć?
Określenie głównego problemu i naszych celów jest konieczne. Kiedy ludzie mają jasne poczucie celu, mogą znieść znacznie więcej niepewności i niejasności.

OBRAZ

CO?

Jak będzie wyglądał ostateczny rezultat? Jaki będzie wynik? Jak to będzie działać i jak będziemy się czuć?
Nakreślenie wizji tego, co próbujesz stworzyć jest niezbędne, aby utrzymać zaangażowanie. Bez niej trudno będzie ludziom uwierzyć, że istnieje jakikolwiek jasny kierunek

PLAN

JAK?

Kierunek to nie wszystko. Ludzie potrzebują również ścieżki, która ich prowadzi, aby mieć pewność, że dotrą do celu. Plan zawiera zarówno obietnicę końca, jak i środki, aby koniec osiągnąć.

ROLA

Jak znacząca jest moja rola w tym planie?

Zaangażowanie w zmianę będzie zależało od tego, czy ludzie dostaną w niej jakąś znaczącą rolę do odegrania.

Lista kontrolna komunikacji

Kluczowe pytania do rozważenia podczas planowania skutecznej komunikacji „4P”:

1. Czynniki napędzające zmianę

Jakie są podstawowe czynniki wymuszające tę zmianę? Zidentyfikuj i wyartykułuj konkretne problemy lub wyzwania skłaniające do zmiany.

2. Konsekwencje braku działania

Jakie są potencjalne konsekwencje, jeśli organizacja się nie dostosuje? Kto zidentyfikował te zagrożenia? Kluczowe jest zrozumienie skutków związanych z utrzymaniem status quo.

3. Wpływ transformacji

Jak zmieni się organizacja dzięki zmianie? Wyobraź sobie co zmieni się w organizacji dzięki tej zmianie. Wyjdź poza rezultaty i skup się na korzyściach zmiany – nowych możliwościach i zmianie tożsamości organizacji.

4. Związek z przeszłością

W jaki sposób zmiana buduje na lub odbiega od dotychczasowej ścieżki? Wyjaśnij jakie aspekty dziedzictwa i wartości zostaną zachowane lub wzmocnione dzięki tej zmianie.

5. Przewidywane zmiany wtórne

Jakiego rodzaju zmiany wtórne, w tym skutki uboczne, mogą wystąpić?
Potwierdź potencjalne nieplanowane efekty, które mogą się pojawić. Uwzględnij zarówno pozytywne zmiany, jak i wyzwania, którymi należy się zająć.

6. Znaczenie osobiste

Odnieś się do indywidualnych obaw: „Co ja z tego będę miał?”. Zaangażowanie każdej osoby zależy od zrozumienia osobistego wpływu i korzyści płynących ze zmiany.

7. Wsparcie i pomoc

Jakiego rodzaju pomoc zostanie zapewniona dotkniętym osobom i grupom?
Nakreśl konkretne wsparcie i zasoby, które będą dostępne dla osób i grup dotkniętych zmianą. Uwzględnij szkolenia, doradztwo lub inne formy pomocy w celu ułatwienia płynnego przejścia przez zmianę (ang. transition).

Przykładowy komunikat 4 P

Cel

Nasza firma przechodzi z tradycyjnego handlu detalicznego na handel elektroniczny. Cel? Dostosowanie się do zmieniających się zachowań konsumentów i postępu technologicznego. Odchodzimy od starych metod, aby pozostać konkurencyjnym i innowacyjnym. Naszym celem jest ustanowienie solidnej obecności online, oferującej wygodę i szerszą gamę produktów dla naszych klientów.

Obraz

Wyobraź sobie naszą firmę jako wiodącego sprzedawcę internetowego, oferującego łatwe zakupy. Klienci będą mieli dostęp do szerszej gamy produktów, przyjaznych dla użytkownika interfejsów stron internetowych i wydajnych systemów dostaw. Ta wizja jest tym, do czego dążymy – transformacją, która zrewolucjonizuje sposób, w jaki działamy i obsługujemy naszych klientów.

Plan

Nasz plan zakłada podejście etapowe. Faza pierwsza obejmuje rozwój naszej platformy e-commerce, a następnie szkolenie pracowników w zakresie operacji cyfrowych. Faza druga obejmuje przeniesienie zapasów online i rozpoczęcie kampanii marketingowej. Dzieląc ten proces, zapewniamy jasny, osiągalny plan działania w kierunku naszej transformacji e-commerce.

Rola

Każdy członek zespołu odgrywa kluczową rolę. Marketing zajmie się obecnością online, sprzedaż będzie zarządzać relacjami z klientami online, a IT będzie wspierać infrastrukturę techniczną. Przypisując konkretne role, każdy staje się istotną częścią tej zmiany, przyczyniając się do naszego wspólnego sukcesu w tym nowym cyfrowym przedsięwzięciu.

Jeśli chciałbyś zgłębić temat zarządzania złożonymi projektami transformacyjnymi oraz nauczyć się jak radzić sobie w świecie VUCA i wzrastać w kryzysie, zapraszamy na studia podyplomowe Transition Manager Academy, które realizujemy wraz z Akademią Leona Koźmińskiego.

W naszym Narzędziowniku znajdziesz interaktywne narzędzie – szablon struktury 4P.

Zapisz się na AgilePMOwy newsletter. Co tydzień otrzymasz od nas list, a w nim artykuły warte przeczytania, narzędzia do pracy z zespołami, wskazówki i ciekawostki odnośnie zarządzania projektami.