Nowy model PMO: Projekty – Metody – Wyniki

W 2011 roku Peter Taylor napisał książkę Leading Successful PMOs: How to Build the Best Project Management Office for Your Business, w której zdefiniował PMO jako dział odpowiedzialny za ustalanie i utrzymywanie standardów zarządzania projektami. Jednak akronim „PMO” może być mylący, ponieważ może odnosić się do różnych typów biur, z których każde ma inne funkcje.

Peter przekonywał, że głównym celem PMO jest standaryzacja realizacji projektów, udzielanie wskazówek oraz łączenie strategii biznesowej z realizacją projektów. Od tego czasu obserwujemy na całym świecie rosnący wpływ biur zarządzania projektami, które napędzają usprawnienia organizacyjne poprzez promowanie najlepszych praktyk. Kiedy Peter pisał pierwszą książkę, znalezienie stu było wyzwaniem, a dziś ich liczba jest przytłaczająca, co odzwierciedla ich znaczenie.

W swojej kolejnej książce, Delivering Successful PMOs: How to Design and Deliver the Best Project Management Office for Your Business, autor podkreślił, że PMO musi być dostosowane do unikalnych potrzeb organizacji i mieć jasno określone funkcje.

Podczas gdy podstawy PMO pozostają niezmienne, rozwój pracy wirtualnej, świat VUCA, wpływ AI i ewoluująca równowaga między pracą, a życiem prywatnym, dodały złożoności. Opierając się na doświadczeniu z przebudowy globalnego PMO dla miliardowej organizacji HCM, w swojej nowej książce Projects: Methods: Outcomes. The New PMO Model for True Project and Change Success, Peter Taylor zachęca czytelników do zastosowania zawartych w niej lekcji, aby stworzyć nowoczesne PMO, które ewoluuje wraz z działalnością organizacji.

W oparciu o wskazówki z tej najnowszej publikacji plus swoje doświadczenia, podsumowałam w czterech krokach proces tworzenia lub odbudowy skutecznego PMO.

W oparciu o wskazówki zawarte w tej najnowszej publikacji plus swoje doświadczenia, podsumowałam w czerech krokach proces tworzenia lub odbudowy skutecznego PMO.

Krok I. AS -IS: zbieranie informacji

• Warsztaty facylitowane
• Wywiady z kluczowymi interesariuszami
• Przegląd istniejących procesów i dokumentacji

Krok II. TO-BE: budowanie mapy drogowej dla organizacji

1. Roadmapa PMO

   • Deklaracja wizji
   • Podsumowanie strategiczne
   • Oduczanie się
   • Być genialnym (czteroetapowy plan rozwoju)*.

2. Rekomendacje – kilka przykładów do rozważenia:

   • Metoda
     Celem jest ustanowienie jednego, niezawodnego źródła realizacji projektów. Wymaga to opracowania skalowalnej metodyki (ang. framework), która będzie wspierać wszystkie rodzaje projektów. Metoda ta powinna poprawić jakość i spójność artefaktów projektu, uwzględniając współpracę z klientem. PMO będzie nadzorować szkolenia w zakresie nowej metody i zapewniać jej przestrzeganie w całej organizacji.
   • Profesjonalna społeczność zarządzania projektami
     Celem jest ustanowienie organizacji jako najlepszego miejsca docelowego dla zawodowych kierowników projektów, przyciągającego, rozwijającego i zatrzymującego najlepsze talenty w branży.
   • Gwarancja dostarczania
     Celem jest ustanowienie formalnego procesu zapewnienia dostarczania produktów projektu, monitorowania postępu, retrospektyw i ogólnego nadzoru nad realizacją. Standardowa ścieżka eskalacji prowadzona przez PMO jest niezbędna do szybkiego rozwiązywania problemów projektowych klienta i złagodzenia presji ze strony kierownictwa wyższego szczebla. Obejmuje to świadczenie usług w zakresie zdrowia projektu, takich jak kontrole statusu, retrospektywy, zarządzanie eskalacją, interwencje i mentoring. Ciągłe uczenie się na błędach powinno być zintegrowane z codziennymi praktykami projektowymi i PMO.
   • Dostosowanie i integracja biznesowa
     • Upewnienie się, że projekty/programy są dostosowane do strategii biznesowej/celów strategicznych. Na przykład poprzez kwartalne przeglądy biznesowe (ang. QBR).
     • Zarządzanie zależnościami między projektami/programami. Na przykład poprzez Kwartalne Planowanie Integracji (ang. QIP).
   • Globalizacja
     Celem jest przekształcenie PMO z jednostki skoncentrowanej lokalnie w globalną jednostkę zorientowaną na klienta, niezbędną do wspierania rozwoju firmy i zwiększania jej globalnej obecności.
   • Zmęczenie zmianami
     Celem jest opracowanie systemu koordynacji zmian w procesach, metodach, raportowaniu i działaniach, przechodząc od częstych małych aktualizacji do okresowych, skonsolidowanych wydań.
   • Adopcja (ang. adoption)
     Wszystkie powyższe działania powinny zwiększyć poziom adopcji i przestrzegania wprowadzonych zmian oraz zebrać rzeczywiste spostrzeżenia z otoczenia zewnętrznego.

3. Wybór struktury/modelu PMO

   Tutaj masz wybór pomiędzy proponowanym wcześniej zrównoważonym modelem PMO 5 P (ludzie; procesy; promocja; wydajność; system informacyjny zarządzania projektami), a nowym, opisanym w książce Projects: Methods: Otcomes, w którym autor proponuje trzy zespoły:

   • Zespół ds. projektów: Koncentruje się na onboardingu, edukacji, certyfikacji, wsparciu, budowaniu społeczności i rozwoju kariery kierownika projektu.
   • Zespół ds. metod: Opracowuje metodykę realizacji projektu, równoważąc standardowe metody z elastycznością opartą na skali projektu, partnerstwie i ofercie usług.
   • Zespół ds. wyników: Działa jako bezpośredni interfejs, łącząc zespoły ds. projektów i metod z użytkownikami końcowymi. Zespół ten zapewnia proaktywną komunikację, dostosowując strategię PMO do lokalnych potrzeb.

   Upewnij się, że wszystko jest proste i postępuj zgodnie z zasadą KISS (Keep It Stupid Simple) lub MURA (Minimal I Understable I Repeatable I Accessible).

   • M: Czy jest to tak minimalne, jak to tylko możliwe?
   • U: Czy jest to tak zrozumiałe, jak to tylko możliwe?
   • R: Czy jest tak powtarzalne, jak to tylko możliwe?
   • A: Czy jest tak przystępne, jak to tylko możliwe?

Krok III. Budowanie wizerunku i reputacji

• Zbudowanie marki PMO – wartość i cel
• Marketing
• Zaangażowanie i komunikacja: tworzenie wartości dla organizacji
• Zasada „stop/start” – North Star

Krok IV. Realizacja mapy drogowej

Koncentracja na czterech obszarach:

• Społeczność projektu
• Metoda projektu
• Akademia projektu
•  Życie projektu

* Zamiast tradycyjnego modelu dojrzałości PMO, czteroetapowy plan rozwoju może lepiej pasować do organizacji i zapewniać bardziej przejrzysty pomiar postępów.

1. Bądź genialny w podstawach: Ustanowienie solidnych ram dostarczania projektów, zbudowanie współpracującej społeczności projektowej, wdrożenie modelu Project Academy i uruchomienie usług zapewniania dostarczania.
2. Bądź genialny globalnie: Rozwijaj regionalną obecność PMO, dostosuj się do różnych kultur i optymalizuj zasoby offshore.
3. Bądź genialny w skali: Zapewnienie zdolności do konsekwentnego dostarczania na skalę globalną, poprzez zasoby wewnętrzne lub partnerstwa.
4. Bądź genialny w przyszłości: Wykorzystywanie pojawiających się trendów i innowacji, ze szczególnym uwzględnieniem przełomowych technologii, takich jak sztuczna inteligencja.

Przygotuj się do certyfikacji PMP®

Dołącz do naszego najbliższego kursu PMI® Authorized PMP® Exam Prep Course i otrzymaj warsztat Agile w praktyce gratis.

Jesteś bardziej zaawansowany?

Zapraszamy cię na kurs z serii Advanced Project Management, podczas którego poznasz w praktyce zarządzanie programami i portfelami. Następna edycja Program and Portfolio Management crash-course już niedługo. Zaglądaj do naszego kalendarza.

Dodatkowe materiały